التقدم بطلب للحصول على تأشيرة لأغراض تجارية مثل الاجتماعات والتدريب والارتباطات التجارية الأخرى في بلد مختلف؟ قد تحتاج إلى تقديم خطاب دعوة للحصول على تأشيرة عمل يحتوي على تفاصيل مثل تواريخ السفر وجدول أعمال الرحلة والحقائق الأخرى لرحلتك.
ولكن ما الذي يجب عليك إضافته في رسالة الدعوة؟ ما هو تنسيق خطاب دعوة العمل المثالي الذي يسلط الضوء على جميع حقائق رحلتك إلى موظف التأشيرات؟ . ستوضح هذه المقالات كيف يمكنك إنشاء واحدة لأغراض التأشيرة الخاصة بك في 5 دقائق فقط !!.

فلايت جين يسمح لك ليس فقط بإعداد خطاب دعوة عمل ولكن أيضًا المستندات الداعمة الأخرى مثل خط سير الرحلة, حجوزات الفنادق, غطاء الرسالة في أقل من 5 دقائق.

كل ما عليك فعله هو الإجابة على 10 أسئلة حول الرحلة وفي النهاية ستحصل على خطاب دعوة منسق جيدًا للحصول على تأشيرة عملك بتنسيق pdf.

قم بتنزيل نموذج رسالة الدعوة الذي تم إنشاؤه باستخدام تطبيق FlightGen.

ما هي رسالة الدعوة لطلب تأشيرة العمل؟

خطاب دعوة الأعمال (يُطلق عليه أحيانًا خطاب الكفالة أو خطاب دعوة التأشيرة) هو مستند تكتبه الشركة الداعية نيابة عن المدعو (أو موظف يمثل الشركة الداعية) إلى قنصلية التأشيرة لمنح التأشيرة.
يجب أن يحتوي خطاب الدعوة المحدد جيدًا على تواريخ السفر وجدول أعمال السفر والمكان الذي سيتم فيه استضافة المدعو بالإضافة إلى جدول أعمال الرحلة.

ملحوظة: يجب أن تكون جميع خطابات الدعوة مكتوبة من وجهة نظر الشركة الداعية وليس الشخص المدعو. يجب أن يكون الأمر كما لو أن المضيف يتحدث إلى القنصلية نيابة عن مقدم الطلب.

يمكن أيضًا أن تكون رسالة الدعوة الخاصة بك بريد إلكتروني رعاية، بشرط أن تذكر بوضوح من المسؤول عن مصاريف الرحلة من طيران وفندق وإقامة وغيرها من مصاريف الرحلة سواء كانت الشركة الداعية أو الشركة المدعوة.

فلايت جين يمكن استخدام رسائل الدعوة كرسائل رعاية بنفسك.

من الذي يجب عليه كتابة خطاب الدعوة للحصول على تأشيرة عمل؟ المضيف أم المدعو؟

افترض أنك بحاجة إلى خطاب دعوة للحصول على تأشيرة دخول إلى الولايات المتحدة، ويجب كتابته بواسطة المضيف كما لو كان هو / هي يتحدث إلى القنصلية نيابة عن المدعو مطالبة موظف التأشيرات بالموافقة على طلب التأشيرة الخاص به.

يجب أن يستوفي المضيف معايير محددة للتأكد من صحة خطاب الدعوة. تشمل هذه المعايير ما يلي:

  • يجب أن يكون المضيف مسجلاً بشكل قانوني في الشركة المضيفة حيث يتم توجيه الدعوة.
  • يجب على المضيف تقديم العنوان القانوني للشركة.
  • يجب كتابة الرسالة على رأس خطاب الشركة مع التوقيع/ختم الموافقة نيابة عن الشركة.
  • يجب تقديم عنوان المكان الذي سيتم استضافة المدعو فيه.

ما هي التفاصيل التي يجب تضمينها في خطاب الدعوة لطلب تأشيرة العمل؟

يجب أن تتضمن رسالة الدعوة المنسقة بشكل جيد المعلومات التالية:

  1. معلومات الشركة المضيفة
    • الاسم القانوني للشركة
    • رقم التسجيل أو رقم التعريف التجاري إن وجد.
    • ممثل عن اسم الشركة المضيفة وتفاصيل الاتصال والمنصب
    • التوقيع أو ختم الموافقة على الرسالة
  2. معلومات المتقدمين
    • اسم مقدم الطلب ومعلومات الاتصال والمنصب والعلاقة مع الشركة المضيفة
    • الاسم القانوني للشركة
    • جواز السفر
    • الجنسية
  3. مدة الإقامة وخط سير الرحلة
    • جدول أعمال الرحلة المبدئي الذي يغطي الأنشطة المخطط لها.
  4. الدعم المالي والوثائق الداعمة
    • من يتحمل مصاريف الرحلة مثل الطيران وتأمين الفندق ووجبات المضيف أو المدعو

كيفية عمل خطاب دعوة لطلب تأشيرة العمل؟

هناك طريقتان لإنشاء خطاب الدعوة الخاص بك

  1. باستخدام تطبيق FlightGen – قم بتنزيل نموذج خطاب دعوة الأعمال الذي تم إنشاؤه باستخدام التطبيق.
  2. إذا كنت لا ترغب في الحصول على خطاب الدعوة الخاص بك في 5 دقائق بأسهل طريقة، قم بالتمرير لأسفل في نهاية المقالة لرؤية نموذج لدعوة الأعمال واكتبها بنفسك.

اتبع الخطوات لاستخدام تطبيق FlightGen لإنشاء خطاب الدعوة الخاص بك

تحميل تطبيق فلايت جين

الخطوة الأولى هي تنزيل التطبيق، يمكنك النقر فوق زر التنزيل أدناه وسيتم تنزيل التطبيق، وسينقلك الزر تلقائيًا إلى PlayStore أو AppStore، اعتمادًا على نظام التشغيل المحمول الخاص بك.

ستكون الخطوة التالية هي إنشاء حساب في التطبيق حيث يتيح لك ذلك حفظ تقدمك عند تقديم خطاب دعوة.

حدد خيار إنشاء خطاب دعوة

هناك العديد من الخيارات داخل تطبيق FlightGen. ولكن لإعداد خطاب دعوة لأغراض تأشيرة العمل، حدد "إنشاء خطاب دعوة" اختيار.

إنشاء خطاب دعوة للحصول على التأشيرة
حدد إنشاء خطاب دعوة للتأشيرة السياحية

اختر خيار خطاب الدعوة لتأشيرة العمل

يمكنك إنشاء نوعين من خطابات الدعوة في FlightGen

  • خطاب دعوة للحصول على تأشيرة عمل
  • خطاب دعوة للحصول على تأشيرة سياحية أو زائر

سوف نقوم بالنقر على خيار "Invitation letter for Business" لأننا نقوم بإعداد خطاب دعوة عمل.

اختر خيار دعوة لتأشيرة السياحة/الزائر لخطاب الدعوة
حدد خطاب دعوة للأعمال

انقر على "إنشاء خطاب دعوة عمل"

عادةً، إذا قمت بإنشاء أي رسائل من قبل، فيمكنك رؤيتها في هذه القائمة. ولكن بما أننا سنقوم بإنشاء واحدة جديدة، انقر فوق "إنشاء خطاب دعوة عمل " اختيار.

انقر فوق خطاب الدعوة

نحن الآن في معالج خطاب الدعوة، حيث ستضيف معلوماتك وتنقر على التالي، وفي النهاية يتم إنشاء خطاب الدعوة الخاص بك لك.

أضف معلوماتك الشخصية

نحتاج إلى إدراج معلومات طالب التأشيرة في هذا القسم. إذا أرادت القنصلية الاتصال بك للحصول على معلومات إضافية، فهذه هي الطريقة التي ستتمكن بها من العثور عليك.

للحصول على خطاب دعوة للحصول على تأشيرة عمل، نحتاج إلى إضافة معلومات شخصية مثل:

  • الاسم كما في جواز السفر
  • رقم جواز سفر طالب التأشيرة
  • معرف البريد الإلكتروني لطالب التأشيرة (أو الوصي)
  • رقم الهاتف
  • جنسية طالب التأشيرة
إضافة المعلومات الشخصية

أضف معلومات القنصلية في خطاب الدعوة الخاص بك

تذكر أنه يتم كتابة خطاب دعوة إلى القنصلية التي تتقدم معها للحصول على التأشيرة، لذلك نحتاج إلى مخاطبتها رسميًا. على سبيل المثال، إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على تأشيرة عمل في ألمانيا، فإن التفاصيل التي يجب إضافتها في رسالتك هي:

  • اسم القنصلية (قنصلية ألمانيا)
  • عنوان القنصلية (متاح على جوجل)

أيضًا، إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على تأشيرة أوروبا، فإن نوع التأشيرة التي ستحتاج إليها يسمى تأشيرة شنغن، لذا حدد هذا الخيار أيضًا إذا كنت تفعل ذلك.

أضف عنوان القنصلية

إضافة معلومات الشركة Inviter

بعد ذلك، سنقدم معلومات الشركة الداعية المقيمة في البلد المضيف. قد تقوم القنصلية بالاتصال بهم للتحقق من صحة خطاب الدعوة لذلك من الضروري توفير جهة الاتصال في الشركة، عادة الموارد البشرية أو منسق السفر.

التفاصيل التي يجب تضمينها ستكون:

  • اسم الشركة المدعوة
  • جهة الاتصال في الشركة المضيفة
  • رقم الاتصال
  • البريد الإلكتروني للشركة المضيفة (يجب أن يكون في نطاق المدعو)
معلومات الشركة الداعية

إضافة معلومات شركة المدعو

قم بتقديم معلومات شركتك التي تمت دعوتها للزيارة. إذا كنت فردًا، فاترك هذا الحقل فارغًا. ستكون عملية الحصول على التأشيرة أسهل إذا كانت لديك علاقة عمل طويلة بين الداعي والشركة المدعوة.

التفاصيل التي يجب تضمينها في هذا ستكون:

  • أدخل اسم الشركة المدعوة
  • تعيين الممثل المدعو
  • علاقة العمل السابقة بين الشركات (إن وجدت)
  • تاريخ بدء الرحلة وتواريخ نهايتها.
  • المدة الإجمالية للرحلة.
معلومات شركة Invtee

أضف جدول أعمال السفر في خطاب الدعوة للحصول على تأشيرة عمل

أهم جزء في الدعوة هو "لماذا هذا السفر إلزامي؟"، ألا يمكن أن يتم ذلك عن بعد؟. تحتاج القنصلية إلى سبب ملموس لضرورة الزيارة الشخصية في عصر مكالمات Zoom. لذلك تحتاج إلى توفير أ جدول السفر الكامل لهذا الاجتماع.

أجندة السفر هي خطة مبدئية تصف الغرض من زيارتك. يوصى بإضافة جدول أعمال لمدة 60% على الأقل من أيام الرحلة. فيما يلي نموذج لجدول الأعمال الذي يمكن استخدامه لكتابة جدول الأعمال الخاص بك. 

  • 12 يناير : قابل فريق الإدارة وقدم العرض التقديمي PowerPoint لخطة النمو لعام 2024.
  • 14 يناير : احصل على تدريب على البرنامج الجديد لمصنع التصنيع. 
  • 15 يناير : احصل على تدريب على البرنامج الجديد لمصنع التصنيع. 
  • 16 يناير : قم بإعداد المواد التدريبية التي سيتم إعادتها إلى الهند لتدريب أقرانهم.
  • 17 يناير : قم بإعداد المواد التدريبية التي سيتم إعادتها إلى الهند لتدريب أقرانهم.
  • 18 يناير : احضر غداء الفريق وتعرف على أعضاء الفريق الذين يعملون في المشروع الجديد.
  • 19 Jan: قم بزيارة خط إنتاج المنتجات القادمة 
  • 20 يناير : التدريب على أداة تحسين خط الإنتاج.
  • 30 يناير : العودة إلى الهند
إضافة أجندة السفر أو جدول الأعمال

إضافة حامل نفقة الرحلة

ومن يتحمل مصاريف الرحلة؟ هل هي الشركة المضيفة أم الشركة المدعوة. أم أن طالب التأشيرة سيتحمل النفقات بنفسه ويتقدم بطلب الاسترداد؟ . ويجب أن يكون هذا جزءًا من كل خطاب دعوة.
بالنسبة لبعض التأشيرات، سيُطلب منك تقديم خطاب كفالة، ولكن في حالتنا، يعد خطاب الدعوة بحد ذاته خطاب كفالة، حيث يتم تقديم إقرار الرعاية للرحلة داخل الخطاب.

حامل نفقات الرحلة

إنشاء خطاب دعوة

الآن كل ما تبقى عليك فعله هو تحديد الشروط والأحكام والنقر عليها "إنشاء حرف" وفي بضع ثوان يتم إنشاء خطاب الدعوة الخاص بك.
يرجى الملاحظة : لا تكون رسالة الدعوة صالحة إلا إذا كانت مختومة وموقعة ومطبوعة على ترويسة الرسالة شركة الداعية.

تحميل خطاب الدعوة

نموذج خطاب دعوة للحصول على تأشيرة عمل

مخرجات المعالج عبارة عن خطاب دعوة بتنسيق pdf كما هو موضح أدناه. يتعين عليك توقيعها وختمها وطباعتها من قبل الشركة الداعية.

فيما يلي نموذج لخطاب الدعوة التجاري للحصول على التأشيرة

كيفية الحصول على خطاب دعوة للحصول على تأشيرة شنغن؟

تتبع كتابة خطاب دعوة للحصول على تأشيرة شنغن نفس المبادئ الموضحة أعلاه، ومع ذلك يمكنك الحصول على شرح مفصل هنا خطاب دعوة للحصول على تأشيرة شنغن.