Žádáte o vízum pro obchodní účely, jako jsou schůzky, školení a další obchodní jednání v jiné zemi? Možná budete muset předložit zvací dopis pro obchodní vízum obsahující podrobnosti, jako jsou data cesty, plán cesty a další skutečnosti vaší cesty.
Ale co byste měli přidat do zvacího dopisu? Jaký je formát dokonalého obchodního zvacího dopisu, který zdůrazňuje všechna fakta vaší cesty vízovému úředníkovi? . Tyto články vám ukážou, jak si můžete vytvořit vízum pro své vlastní účely za pouhých 5 minut!!.

FlightGen umožňuje nejen vytvořit obchodní zvací dopis, ale také další podpůrné dokumenty, jako je např letový itinerář, hotelové rezervace, Průvodní dopis za méně než 5 minut.

Jediné, co musíte udělat, je odpovědět na 10 otázek o cestě a na konci vám bude předán dobře formátovaný zvací dopis pro vaše obchodní vízum ve formátu pdf.

Stáhněte si ukázkový zvací dopis vytvořený pomocí aplikace FlightGen.

Co je zvací dopis pro žádost o obchodní vízum?

Business Invitation letter (někdy nazývaný jako sponzorský nebo vízový pozvánkový dopis) je dokument, který zvoucí společnost sepíše jménem pozvané osoby (nebo zaměstnance zastupujícího zvoucí společnost) na vízový konzulát za účelem udělení víza.
Dobře definovaný zvací dopis by měl obsahovat data cesty, plán cesty, kde bude host hostit, a také program cesty.

Poznámka: Všechny zvací dopisy musí být napsány pohledem zvoucí společnosti, nikoli pozvané osoby. musí to být, jako by hostitel mluvil s konzulátem jménem žadatele.

Zvací dopis může být i váš sponzorský dopis, za předpokladu, že se zmíníte jasně kdo je odpovědný za výdaje na cestu, jako je let, hotel, ubytování a další výdaje na cestu, ať už se jedná o zvoucí nebo pozvanou společnost.

FlightGen pozvánky lze použít jako sponzorské dopisy samostatně.

Kdo musí napsat zvací dopis pro obchodní vízum? Hostitel nebo pozvaný?

Předpokládejme, že potřebujete zvací dopis pro vízum do USA, musí být napsán hostitel jako by on/ona mluví s konzulátem jménem pozvaného požádá vízového úředníka o schválení jeho žádosti o vízum.

Hostitel musí splnit specifická kritéria, aby byla zajištěna platnost zvacího dopisu. Mezi tato kritéria patří:

  • Hostitel musí být právně registrován ve společnosti hostitele, kde se pozvání rozšiřuje.
  • Hostitel musí uvést oficiální adresu společnosti.
  • Dopis musí být napsán na hlavičce společnosti s podpisem/ razítkem schválení jménem společnosti.
  • Musíte zadat adresu, kde bude hostován.

Jaké podrobnosti je třeba zahrnout do zvacího dopisu pro žádost o obchodní vízum?

Správně naformátovaný zvací dopis musí obsahovat následující informace:

  1. Informace o společnosti hostitele
    • Právní název společnosti
    • Registrační nebo obchodní identifikační číslo, pokud je to relevantní.
    • Název, kontaktní údaje a označení zástupce hostitelské společnosti
    • Podpis nebo razítko schválení na dopise
  2. Informace pro žadatele
    • Jméno žadatele, kontaktní informace, označení a vztah s hostitelskou společností
    • Právní název společnosti
    • Cestovní pas
    • Národnost
  3. Délka pobytu a cestovní itinerář
    • Předběžný plán cesty zahrnující plánované aktivity.
  4. Finanční podpora a podpůrné dokumenty
    • Kdo nese náklady na cestu, jako je let, pojištění hotelu a stravování hostitele nebo pozvaného

Jak vytvořit zvací dopis pro žádost o obchodní vízum?

Zvací dopis lze vytvořit dvěma způsoby

  1. Použití aplikace FlightGen – Stáhněte si vzor obchodního dopisu vytvořeného pomocí aplikace.
  2. Pokud nechcete dostat svůj zvací dopis do 5 minut nejjednodušším způsobem, přejděte dolů na konci článku, abyste viděli vzorovou šablonu obchodní pozvánky a napiš to sám.

Chcete-li vytvořit zvací dopis, postupujte podle pokynů pro použití aplikace FlightGen

Stáhněte si aplikaci FlightGen

Prvním krokem je stažení aplikace, můžete kliknout na tlačítko stažení níže a aplikace se stáhne, tlačítko vás automaticky přenese do obchodu PlayStore nebo AppStore v závislosti na vašem mobilním OS.

Dalším krokem by bylo vytvoření účtu v aplikaci, protože to vám umožní uložit svůj pokrok při vytváření zvacího dopisu.

Vyberte možnost Vytvořit zvací dopis

V aplikaci FlightGen je několik možností. Chcete-li však vytvořit zvací dopis pro účely obchodních víz, vyberte „Vytvořte zvací dopis"Možnost.

vytvořit zvací dopis pro vízum
Vyberte Vytvořit zvací dopis pro turistické vízum

Vyberte možnost zvací dopis pro obchodní víza

Ve FlightGen můžete vytvořit dva typy zvacího dopisu

  • Zvací dopis pro obchodní vízum
  • Zvací dopis pro turistické nebo návštěvnické vízum

Klikneme na možnost „Zvací dopis pro firmy“, protože vytváříme obchodní zvací dopis.

Vyberte možnost Pozvání pro turistické/návštěvnické vízum pro zvací dopis
Vyberte Pozvánka pro firmy

Klikněte na „Vytvořit obchodní pozvánku“

Obvykle, pokud jste již vytvořili nějaká písmena, můžete je vidět v tomto seznamu. Ale protože budeme vytvářet nový, klikněte na „vytvořit obchodní pozvánku "Možnost.

Klikněte na zvací dopis

Nyní se nacházíme v průvodci zvacím dopisem, kde doplníte své údaje a kliknete na další, na jehož konci se vám vygeneruje zvací dopis.

Přidejte své osobní údaje

Do této části musíme zahrnout informace o žadateli o vízum. Pokud vás konzulát bude chtít kontaktovat pro další informace, takto vás bude moci najít.

Pro zvací dopis pro obchodní vízum potřebujeme přidat osobní údaje, jako jsou:

  • Jméno jako v pase
  • Číslo pasu žadatele o vízum
  • e-mailová adresa žadatele o vízum (nebo opatrovníka)
  • telefonní číslo
  • Státní příslušnost žadatele o vízum
Přidejte osobní údaje

Do zvacího dopisu přidejte informace o konzulátu

Nezapomeňte, že na konzulát, u kterého žádáte o vízum, je napsán zvací dopis, proto je musíme formálně oslovit. Pokud například žádáte o obchodní vízum do Německa, do dopisu je třeba přidat tyto údaje:

  • Název konzulátu (Konzulát Německa)
  • Adresa konzulátu (lze najít na Googlu)

Také, pokud žádáte o evropské vízum, pak typ víza, které budete potřebovat, se nazývá schengenské vízum, takže pokud tak činíte, vyberte tuto možnost také.

Přidejte adresu konzulátu

Přidejte informace o společnosti Inviter

Dále poskytneme informace o zvoucí společnosti, která sídlí v hostitelské zemi. Konzulát je může kontaktovat za účelem ověření pravosti zvacího dopisu, proto je nutné uvést kontaktní osobu ve společnosti, obvykle personalistu nebo cestovního koordinátora.

Podrobnosti, které je třeba zahrnout, by byly:

  • Obchodní název pozvané společnosti
  • kontaktní osoba v hostitelské společnosti
  • kontaktní číslo
  • e-mail hostitelské společnosti (musí být v doméně pozvané osoby)
Informace o společnosti pro pozvání

Přidejte informace o pozvané společnosti

Uveďte informace o vaší společnosti, která byla pozvána k návštěvě. Pokud jste jednotlivec, nechte toto pole prázdné. Váš vízový proces by byl snazší, pokud máte dlouhý pracovní vztah mezi zvoucí a pozvanou společností.

Podrobnosti, které by to mělo být:

  • Zadejte název pozvané společnosti
  • Označení zastupujícího pozvaného
  • Předchozí pracovní vztah mezi společnostmi (pokud existuje)
  • Datum začátku a data ukončení cesty.
  • Celková doba trvání cesty.
Informace o společnosti invtee

Přidejte cestovní program do zvacího dopisu pro obchodní víza

Nejdůležitější částí pozvánky je „Proč je tato cesta povinná?“, nelze to udělat na dálku?. Konzulát potřebuje konkrétní důvod, proč je v době hovorů Zoom nutná osobní návštěva. Musíte tedy poskytnout a kompletní cestovní agenda pro toto setkání.

Cestovní agenda je předběžný plán, který popisuje účel vaší návštěvy. Doporučuje se přidat agendu alespoň na 60 % dnů cesty. Zde je vzorová agenda, kterou lze použít k sepsání vlastní. 

  • 12. ledna: Seznamte se s manažerským týmem a představte powerpointovou prezentaci plánu růstu na rok 2024.
  • 14. ledna: Získejte školení o novém softwaru pro výrobní závod. 
  • 15. ledna: Získejte školení o novém softwaru pro výrobní závod. 
  • 16. ledna: Připravte školicí materiál, který se má odvézt zpět do Indie, aby vyškolil vrstevníky.
  • 17. ledna: Připravte školicí materiál, který se má odvézt zpět do Indie, aby vyškolil vrstevníky.
  • 18. ledna: Zúčastněte se týmového oběda a buďte představeni členům týmu, kteří pracují na novém projektu.
  • 19 Jan: Navštivte výrobní linku připravovaných produktů 
  • 20. ledna: Školení o nástroji pro optimalizaci výrobní linky.
  • 30. ledna: Odlet zpět do Indie
Přidejte cestovní agendu nebo obchodní plán

Přidejte nositele nákladů na cestu

Kdo nese náklady na cestu? Je to hostitelská společnost nebo pozvaná společnost. Nebo si žadatel o vízum ponese náklady sám a požádá o proplacení? . Toto musí být součástí každého zvacího dopisu.
U některých víz budete požádáni o předložení sponzorského dopisu, ale v našem případě je samotný zvací dopis sponzorským dopisem, protože v dopise je uvedeno potvrzení o sponzorství cesty.

Nositel nákladů na cestu

Vytvořte zvací dopis

Nyní už zbývá jen vybrat podmínky a kliknout na "vytvořit dopis" a během několika sekund je vytvořen váš zvací dopis.
Vezměte prosím na vědomí, : Zvací dopis je platný pouze tehdy, je-li zapečetěný, podepsaný a vytištěný na hlavičkovém papíře zvací společnost.

Stáhněte si zvací dopis

Vzorový zvací dopis pro obchodní vízum

Výstupem průvodce je zvací dopis ve formátu pdf, jak je uvedeno níže. Musíte si ji nechat podepsat, zapečetit a musí být vytištěna zvoucí společností.

Zde je vzorový obchodní dopis s pozvánkou k udělení víza

Jak získat zvací dopis pro schengenské vízum?

Psaní zvacího dopisu pro schengenské vízum se řídí stejnými zásadami, jaké jsou vysvětleny výše, podrobné vysvětlení však můžete získat zde Zvací dopis pro schengenské vízum.