Ansøger du om et visum til forretningsformål såsom møder, uddannelse og andre forretningsengagementer i et andet land? Du skal muligvis indsende et invitationsbrev til forretningsvisum, der indeholder detaljer såsom rejsedatoer, rejsedagsorden og andre fakta om din rejse.
Men hvad skal du tilføje i et invitationsbrev? Hvad er formatet på et perfekt forretningsinvitationsbrev, der fremhæver alle fakta om din rejse til visummedarbejderen? . Disse artikler viser, hvordan du kan lave en til dine egne visumformål på kun 5 minutter !!.

FlightGen giver dig mulighed for ikke kun at lave et forretningsinvitationsbrev, men også andre understøttende dokumenter som f.eks flyrute, hotelreservationer, følgebrev på under 5 minutter.

Alt du skal gøre er at besvare 10 spørgsmål om rejsen, og til sidst vil du modtage et velformateret invitationsbrev til dit forretningsvisum i pdf-format.

Download prøven af ​​invitationsbrevet oprettet ved hjælp af FlightGen-appen.

Hvad er et invitationsbrev til en virksomhedsvisumansøgning?

Et forretningsinvitationsbrev (nogle gange kaldet sponsorat eller visuminvitationsbrev) er et dokument, der er skrevet af den inviterende virksomhed på vegne af den inviterede (eller en medarbejder, der repræsenterer den inviterende virksomhed) til visumkonsulatet for at give visum.
Et veldefineret invitationsbrev bør indeholde rejsedatoer, rejsedagsorden, hvor den inviterede vil være vært, samt rejsens dagsorden.

Bemærk: Alle invitationsbreve skal skrives den inviterende virksomheds perspektiv og ikke den inviterede person. det skal være, som om værten taler med konsulatet på vegne af ansøgeren.

Et invitationsbrev kan også være din sponsorbrev, forudsat at du nævner tydeligt hvem er ansvarlig for rejseudgifterne såsom fly, hotel, overnatning & andre udgifter til rejsen, hvad enten det er det inviterende eller det inviterede selskab.

FlightGen invitationsbreve kan bruges som sponsorbreve på egen hånd.

Hvem skal skrive invitationsbrevet til erhvervsvisum? Værten eller den inviterede?

Antag at du har brug for invitationsbrev til et amerikansk visum, det skal være skrevet af værten, som om han/hun taler med konsulatet på vegne af den inviterede beder visummedarbejderen om at godkende hans/hendes visumansøgning.

Værten skal opfylde specifikke kriterier for at sikre gyldigheden af ​​invitationsbrevet. Disse kriterier omfatter:

  • Værten skal være lovligt registreret i værtens virksomhed, hvor invitationen videresendes.
  • Værten skal oplyse virksomhedens juridiske adresse.
  • Brev skal skrives på virksomhedens brevhoved med underskrift/stempling på vegne af virksomheden.
  • Skal oplyse adressen på, hvor den inviterede vil være vært.

Hvad er detaljerne, der skal inkluderes i invitationsbrevet til ansøgning om erhvervsvisum?

Et velformateret invitationsbrev skal indeholde følgende oplysninger:

  1. Værtens virksomhedsoplysninger
    • Virksomhedens juridiske navn
    • Registrerings- eller virksomhedsidentifikationsnummer, hvis det er relevant.
    • Repræsentant for værtsvirksomhedens navn, kontaktoplysninger og betegnelse
    • Underskrift eller godkendelsesstempel på brevet
  2. Ansøgerinformation
    • Ansøgers navn, kontaktoplysninger, betegnelse og forhold til værtsvirksomheden
    • Virksomhedens juridiske navn
    • Pas
    • Nationalitet
  3. Opholdets varighed og rejseplan
    • En foreløbig rejsedagsorden, der dækker de planlagte aktiviteter.
  4. Økonomisk støtte og støttedokumenter
    • Hvem afholder udgifterne til rejsen, såsom flyrejse, hotelforsikring og måltider, værten eller den inviterede

Hvordan laver man et invitationsbrev til en virksomhedsvisumansøgning?

Der er to måder at oprette dit invitationsbrev på

  1. Brug af FlightGen-appen – Download breveksemplet til en forretningsinvitation oprettet ved hjælp af appen.
  2. Hvis du ikke ønsker at modtage dit invitationsbrev på 5 minutter på den nemmeste måde, rul ned i slutningen af ​​artiklen for at se et eksempel på en forretningsinvitationsskabelon og skriv det selv.

Følg trinene for at bruge FlightGen-appen til at oprette dit invitationsbrev

Download FlightGen-appen

Det første trin er at downloade appen, du kan klikke på download-knappen nedenfor, og appen vil blive downloadet, knappen fører dig automatisk til enten PlayStore eller AppStore, afhængigt af dit mobile OS.

Næste trin ville være at oprette en konto i appen, da dette giver dig mulighed for at gemme dine fremskridt, når du laver et invitationsbrev.

Vælg indstillingen Opret invitationsbrev

Der er flere muligheder i FlightGen-appen. Men for at lave et invitationsbrev til forretningsvisumformål skal du vælge "Opret invitationsbrev"Valgmulighed.

oprette invitationsbrev til visum
Vælg Opret invitationsbrev til turistvisum

Vælg mulighed for invitationsbrev til erhvervsvisum

Du kan oprette to typer invitationsbreve i FlightGen

  • Invitationsbrev til forretningsvisum
  • Invitationsbrev til turist- eller besøgsvisum

Vi vil klikke på "Invitationsbrev til virksomhed", da vi laver et forretningsinvitationsbrev.

Vælg mulighed for invitation til turist-/besøgsvisum til invitationsbrev
Vælg Invitationsbrev til erhvervslivet

Klik på "Opret forretningsinvitationsbrev"

Normalt, hvis du har oprettet nogen bogstaver før, kan du se dem på denne liste. Men da vi skal lave en ny, skal du klikke på "oprette forretningsinvitationsbrev "Valgmulighed.

Klik på invitationsbrevet

Vi er nu i guiden til invitationsbrevet, hvor du tilføjer dine oplysninger og klikker på næste i slutningen af, hvor dit invitationsbrev genereres til dig.

Tilføj dine personlige oplysninger

Vi skal inkludere visumansøgerens oplysninger i dette afsnit. Hvis konsulatet ønsker at komme i kontakt med dig for yderligere information, er det sådan, de vil kunne finde dig.

For et invitationsbrev til forretningsvisum skal vi tilføje personlige oplysninger såsom:

  • Navn som i passet
  • Visumansøgerens pasnummer
  • e-mail-id for visumansøgeren (eller værgen)
  • telefonnummer
  • Visumansøgerens nationalitet
Tilføj personlige oplysninger

Tilføj konsulatoplysninger i dit invitationsbrev

Husk, at der skrives et invitationsbrev til det konsulat, som du ansøger om dit visum hos, derfor skal vi formelt henvende dig til dem. For eksempel, hvis du ansøger om et tysk forretningsvisum, er oplysningerne, der skal tilføjes i dit brev:

  • Navnet på konsulatet (Tysklands konsulat)
  • Adressen på konsulatet (kan findes på Google)

Hvis du også ansøger om Europa-visum, kaldes den type visum, du skal bruge, Schengen-visumet, så vælg også denne mulighed, hvis du gør det.

Tilføj konsulatadresse

Tilføj Inviter-virksomhedsoplysninger

Dernæst vil vi give oplysningerne om den inviterende virksomhed, der er bosat i værtslandet. Konsulatet kan kontakte dem for at verificere ægtheden af ​​invitationsbrevet, så det er nødvendigt at give kontaktpersonen i virksomheden, typisk HR eller rejsekoordinatoren.

De detaljer, der skal inkluderes, vil være:

  • Virksomhedsnavn på den inviterede
  • kontaktperson i værtsvirksomheden
  • kontakt nummer
  • e-mail fra værtsvirksomheden (skal være på den inviteredes domæne)
Inviterende virksomhedsoplysninger

Tilføj virksomhedsoplysninger for den inviterede

Giv oplysningerne om din virksomhed, som er blevet inviteret til at besøge. Hvis du er en enkeltperson, så lad dette felt stå tomt. Din visumproces ville være lettere, hvis du har et langt arbejdsforhold mellem den inviterede og den inviterede virksomhed.

Detaljer at inkludere i dette ville være:

  • Indtast den inviterede virksomhedsnavn
  • Udpegning af den repræsenterende inviterede
  • Tidligere arbejdsforhold mellem virksomhederne (hvis nogen)
  • Turens startdato og slutdato.
  • Samlet varighed af turen.
Invtee virksomhedsoplysninger

Tilføj rejsedagsorden i invitationsbrevet til erhvervsvisum

Den vigtigste del af en invitation er "Hvorfor er denne rejse obligatorisk?", kan dette ikke gøres eksternt?. Konsulatet har brug for en konkret grund til, hvorfor der er behov for et personligt besøg i en tidsalder med Zoom-opkald. Så du skal give en fuld rejsedagsorden til dette møde.

Rejsedagsorden er en foreløbig plan, der beskriver formålet med dit besøg. Det anbefales, at du tilføjer en dagsorden for mindst 60 % af rejsens dage. Her er et eksempel på en dagsorden, som kan bruges til at skrive din egen. 

  • 12 jan: Mød ledelsesteamet og fremlæg powerpoint-præsentationen af ​​vækstplanen for 2024.
  • 14 jan: Få træning i den nye software til produktionsanlæg. 
  • 15 jan: Få træning i den nye software til produktionsanlæg. 
  • 16 jan: Forbered træningsmateriale, der skal tages med tilbage til Indien for at træne jævnaldrende.
  • 17 jan: Forbered træningsmateriale, der skal tages med tilbage til Indien for at træne jævnaldrende.
  • 18 jan: Deltag i teamfrokost og bliv præsenteret for de teammedlemmer, der arbejder på det nye projekt.
  • 19 Jan: Besøg produktionslinjen for de kommende produkter 
  • 20 jan: Træning i produktionslinjeoptimeringsværktøj.
  • 30 jan: Flyv tilbage til Indien
Tilføj rejsedagsorden eller forretningsplan

Tilføj udgiftsbærer for turen

Hvem afholder udgifterne til rejsen? Er det værtsvirksomheden eller den inviterede virksomhed. Eller skal visumansøgeren selv afholde udgifterne og ansøge om refusion? . Dette skal være en del af ethvert invitationsbrev.
For nogle visa vil du blive bedt om at indsende et sponsorbrev, men i vores tilfælde er invitationsbrevet i sig selv et sponsorbrev, da de giver bekræftelsen af ​​sponsorat for rejsen i brevet.

Rejseudgiftsholder

Opret invitationsbrev

Nu er der kun tilbage at vælge vilkår og betingelser og klikke videre "opret brev" og på få sekunder er dit invitationsbrev oprettet.
Bemærk venligst : Et invitationsbrev er kun gyldigt, hvis det er forseglet og underskrevet og trykt på brevpapiret på inviterende virksomhed.

Hent invitationsbrev

Eksempel på invitationsbrev til Business Visa

Outputtet af guiden er et invitationsbrev i pdf-format som nedenfor. Du skal få den underskrevet, forseglet og skal printes af den inviterende virksomhed.

Her er et eksempel på et forretningsbrev med invitation til visum

Hvordan får man et invitationsbrev til Schengen-visum?

At skrive et invitationsbrev til et Schengenvisum følger samme principper som forklaret ovenfor, men du kan få en detaljeret forklaring her Invitationsbrev til Schengen-visum.