¿Solicitar una visa para fines comerciales, como reuniones, capacitación y otros compromisos comerciales en un país diferente? Es posible que deba enviar una carta de invitación para una visa de negocios que contenga detalles como las fechas de viaje, la agenda del viaje y otros datos de su viaje.
Pero ¿qué deberías añadir en una carta de invitación? ¿Cuál es el formato de una carta de invitación comercial perfecta que destaque todos los hechos de su viaje al oficial de visas? . ¡¡Estos artículos le mostrarán cómo puede hacer uno para su propia visa en solo 5 minutos!!.

VueloGen le permite no solo hacer una carta de invitación comercial sino también otros documentos de respaldo como itinerario de vuelo, reservas de hotel, carta de presentación en menos de 5 minutos.

Todo lo que necesita hacer es responder 10 preguntas sobre el viaje y al final se le entregará una carta de invitación bien formateada para su visa de negocios en formato pdf.

Descargue la carta de invitación de muestra creada con la aplicación FlightGen.

¿Qué es una carta de invitación para una solicitud de visa de negocios?

Una carta de invitación comercial (a veces llamada carta de invitación de patrocinio o visa) es un documento escrito por la empresa que invita en nombre del invitado (o un empleado que represente a la empresa que invita) al consulado de visas para otorgar la visa.
Una carta de invitación bien definida debe contener las fechas de viaje, la agenda de viaje, el lugar donde se alojará el invitado y la agenda del viaje.

Nota: Toda carta de invitación debe estar escrita desde la perspectiva de la empresa invitante y no de la persona invitada. debe ser como si el anfitrión estuviera hablando con el consulado en nombre del solicitante.

Una carta de invitación también puede ser tu carta de patrocinio, siempre que menciones clearly quién es responsable de los gastos del viaje como vuelo, hotel, alojamiento y otros gastos del viaje, ya sea la empresa invitada o la invitada.

VueloGen Las cartas de invitación se pueden utilizar como cartas de patrocinio por su cuenta.

¿Quién debe redactar la carta de invitación para la visa de negocios? ¿El anfitrión o el invitado?

Supongamos que necesita una carta de invitación para una visa estadounidense, debe estar escrita por el anfitrión como si él/ella está hablando con el consulado en nombre del invitado pedirle al oficial de visas que apruebe su solicitud de visa.

El anfitrión debe cumplir criterios específicos para garantizar la validez de la carta de invitación. Estos criterios incluyen:

  • El anfitrión debe estar legalmente registrado en la empresa del anfitrión donde se extiende la invitación.
  • El anfitrión debe proporcionar la dirección legal de la empresa.
  • La carta debe estar escrita en papel membretado de la empresa con firma/sello de aprobación en nombre de la empresa.
  • Debe proporcionar la dirección donde se alojará el invitado.

¿Cuáles son los detalles a incluir en la carta de invitación para la solicitud de visa de negocios?

Una carta de invitación bien formateada debe incluir la siguiente información:

  1. Información de la empresa anfitriona
    • Razón social de la empresa
    • Número de registro o identificación comercial si corresponde.
    • Nombre del representante de la empresa anfitriona, datos de contacto y designación.
    • Firma o sello de aprobación en la carta.
  2. Información de los solicitantes
    • Nombre del solicitante, información de contacto, designación y relación con la empresa anfitriona
    • Razón social de la empresa
    • Pasaporte
    • Nacionalidad
  3. Duración de la estancia e itinerario de viaje
    • Una agenda tentativa de viaje que cubra las actividades planificadas.
  4. Soporte financiero y documentos de respaldo.
    • ¿Quién corre con los gastos del viaje, como vuelo, seguro de hotel y comidas? El anfitrión o el invitado.

¿Cómo hacer una carta de invitación para la solicitud de visa de negocios?

Hay dos formas de crear tu carta de invitación

  1. Usando la aplicación FlightGen – Descargue el ejemplo de carta de invitación comercial creada con la aplicación.
  2. Si no quieres recibir tu carta de invitación en 5 minutos la forma más sencilla, Desplácese hacia abajo al final del artículo para ver una plantilla de invitación comercial de muestra. y escríbelo tú mismo.

Siga los pasos para usar la aplicación FlightGen para crear su carta de invitación

Descargar la aplicación FlightGen

El primer paso es descargar la aplicación, puede hacer clic en el botón de descarga a continuación y la aplicación se descargará; el botón lo llevará automáticamente a PlayStore o AppStore, dependiendo de su sistema operativo móvil.

El siguiente paso sería crear una cuenta en la aplicación, ya que esto le permitirá guardar su progreso al realizar una carta de invitación.

Seleccione la opción Crear carta de invitación

Hay varias opciones dentro de la aplicación FlightGen. Pero para hacer una carta de invitación para fines de visa de negocios seleccione "crear carta de invitación" opción.

crear carta de invitación para visa
Seleccione Crear carta de invitación para visa de turista.

Elija una carta de invitación para la opción de visa de negocios

Puedes crear dos tipos de cartas de invitación en FlightGen

  • Carta de invitación para visa de negocios.
  • Carta de invitación para visa de turista o visitante

Haremos clic en la opción "Carta de invitación para empresas", ya que estamos haciendo una carta de invitación comercial.

Elija Invitación para la opción de visa de turista/visitante para carta de invitación
Seleccionar carta de invitación para negocios

Haga clic en "Crear carta de invitación comercial"

Normalmente, si ha creado alguna letra antes, podrá verla en esta lista. Pero como vamos a crear uno nuevo, haz clic en “crear carta de invitación comercial " opción.

Haga clic en carta de invitación

Ahora estamos en el asistente de cartas de invitación, donde agregará su información y hará clic en Siguiente al final del cual se generará su carta de invitación.

Añade tu información personal

Necesitamos incluir la información del solicitante de la visa en esta sección. Si el consulado quiere comunicarse con usted para obtener información adicional, así es como podrán encontrarlo.

Para una carta de invitación para visa de negocios, necesitamos agregar información personal como:

  • Nombre como en el pasaporte
  • Número de pasaporte del solicitante de la visa.
  • ID de correo electrónico del solicitante de la visa (o del tutor)
  • número de teléfono
  • Nacionalidad del solicitante de la visa
Agregar información personal

Agregue información del consulado en su carta de invitación

Recuerde que una carta de invitación se escribe al consulado ante el cual está solicitando su visa, por lo tanto debemos dirigirnos formalmente a ellos. Por ejemplo, si está solicitando una visa de negocios para Alemania, los detalles que debe agregar en su carta son:

  • El nombre del consulado (Consulado de Alemania)
  • La dirección del consulado (se puede encontrar en Google)

Además, si está solicitando una visa europea, el tipo de visa que necesitará se llama visa Schengen, así que seleccione esa opción también si lo está haciendo.

Agregar dirección del consulado

Agregar información de la empresa Inviter

A continuación, estaremos brindando la información de la empresa invitante que reside en el país anfitrión. El consulado puede ponerse en contacto con ellos para verificar la autenticidad de la carta de invitación, por lo que es necesario proporcionar la persona de contacto en la empresa, normalmente RR.HH. o el coordinador de viajes.

Los detalles a incluir serían:

  • Nombre comercial de la empresa invitada
  • persona de contacto en la empresa de acogida
  • número de contacto
  • correo electrónico de la empresa anfitriona (debe estar en el dominio del invitado)
Información de la empresa invitante

Agregar información de la empresa invitada

Proporcione la información de su empresa, que ha sido invitada a visitar. Si es un particular, deje este campo vacío. Su proceso de visa sería más fácil si tiene una relación laboral larga entre el que invita y la empresa invitada.

Los detalles a incluir en esto serían:

  • Introduzca el nombre de la empresa invitada
  • Designación del invitado representante.
  • Relación laboral previa entre las empresas (si la hubiera)
  • Fecha de inicio y finalización del viaje.
  • Duración total del viaje.
Información de la empresa invitada

Agregar Agenda de viaje en la Carta de Invitación para Visa de Negocios

La parte más importante de una invitación es “¿Por qué este viaje es obligatorio?”, ¿no se puede hacer esto de forma remota?. El consulado necesita una razón concreta por la que se necesita una visita personal en la era de las llamadas Zoom. Entonces es necesario proporcionar un agenda de viaje completa para esta reunión.

La agenda de viaje es un plan tentativo que describe el propósito de su visita. Se recomienda agregar agenda para al menos el 60% de los días del viaje. Aquí hay una agenda de muestra que puede usarse para escribir la suya propia. 

  • 12 de enero: Conocer al equipo directivo y presentar la presentación en powerpoint del plan de crecimiento para 2024.
  • 14 de enero: Capacítese sobre el nuevo software para planta de fabricación. 
  • 15 de enero: Capacítese sobre el nuevo software para planta de fabricación. 
  • 16 de enero: Prepare material de capacitación que se llevará a la India para capacitar a sus pares.
  • 17 de enero: Prepare material de capacitación que se llevará a la India para capacitar a sus pares.
  • 18 de enero: Asista al almuerzo del equipo y conozca a los miembros del equipo que están trabajando en el nuevo proyecto.
  • 19 ene: Visite la línea de producción de los próximos productos. 
  • 20 de enero: Capacitación en herramienta de optimización de líneas de producción.
  • 30 de enero: Vuela de regreso a la India
Agregar agenda de viaje o horario de negocios

Añadir portador de gastos del viaje

¿Quién corre con los gastos del viaje? ¿Es la empresa anfitriona o la empresa invitada? ¿O el solicitante de la visa correrá con los gastos él mismo y solicitará el reembolso? . Esto debe ser parte de cada carta de invitación.
Para algunas visas, se le pedirá que presente una carta de patrocinador, pero en nuestro caso, la carta de invitación en sí es una carta de patrocinador, ya que dentro de la carta se proporciona el reconocimiento de patrocinio para el viaje.

Portador de gastos de viaje

Crear carta de invitación

Ahora sólo queda seleccionar los términos y condiciones y hacer clic en “crear carta” y en unos segundos se crea tu carta de invitación.
Por favor note : Una carta de invitación sólo es válida si está sellada, firmada e impresa en papel membretado del empresa invitante.

Descargar carta de invitación

Modelo de carta de invitación para visa de negocios

El resultado del asistente es una carta de invitación en formato pdf que se muestra a continuación. Debe firmarlo, sellarlo y debe ser impreso por la empresa que invita.

Aquí está el modelo de carta comercial de invitación para visa.

¿Cómo obtener una carta de invitación para una visa Schengen?

Escribir una carta de invitación para una visa Schengen sigue los mismos principios explicados anteriormente, sin embargo, puede obtener una explicación detallada aquí. Carta de invitación para visa Schengen.