Vous demandez un visa à des fins professionnelles telles que des réunions, des formations et d'autres engagements professionnels dans un autre pays ? Vous devrez peut-être soumettre une lettre d'invitation pour un visa d'affaires contenant des détails tels que les dates de voyage, l'agenda du voyage et d'autres faits relatifs à votre voyage.
Mais que faut-il ajouter dans une lettre d'invitation ? Quel est le format d’une lettre d’invitation commerciale parfaite qui met en évidence tous les faits de votre voyage auprès de l’agent des visas ? . Cet article vous montrera comment vous pouvez en créer un pour vos propres besoins de visa en seulement 5 minutes !!.

Génération de vol vous permet non seulement de rédiger une lettre d'invitation professionnelle mais également d'autres pièces justificatives telles que itinéraire de vol, réservations d'hôtel, lettre de motivation en moins de 5 minutes.

Tout ce que vous avez à faire est de répondre à 10 questions sur le voyage et à la fin, vous recevrez une lettre d'invitation bien formatée pour votre visa d'affaires au format pdf.

Téléchargez l'exemple de lettre d'invitation créée à l'aide de l'application FlightGen.

Qu'est-ce qu'une lettre d'invitation pour une demande de visa d'affaires ?

Une lettre d'invitation commerciale (parfois appelée lettre d'invitation de parrainage ou de visa) est un document rédigé par l'entreprise invitante au nom de l'invité (ou d'un employé représentant l'entreprise invitante) au consulat des visas pour accorder le visa.
Une lettre d'invitation bien définie doit contenir les dates de voyage, l'agenda du voyage, l'endroit où l'invité sera hébergé ainsi que l'agenda du voyage.

Remarque : Toute lettre d'invitation doit être rédigée du point de vue de l'entreprise invitante et non de la personne invitée. ce doit être comme si l'hôte parlait au consulat au nom du demandeur.

Une lettre d'invitation peut aussi être votre lettre de parrainage, à condition de mentionner clairement qui est responsable des dépenses du voyage telles que le vol, l'hôtel, l'hébergement et autres dépenses du voyage, qu'il s'agisse de l'entreprise invitante ou invitée.

Génération de vol les lettres d’invitation peuvent être utilisées vous-même comme lettres de parrainage.

Qui doit rédiger la lettre d'invitation pour un visa d'affaires ? L'hôte ou l'invité ?

Supposons que vous ayez besoin d'une lettre d'invitation pour un visa américain, elle doit être écrite par l'hôte comme s'il/elle parle au consulat au nom de l'invité demander à l'agent des visas d'approuver sa demande de visa.

L'hôte doit répondre à des critères précis pour garantir la validité de la lettre d'invitation. Ces critères comprennent :

  • L'hôte doit être légalement enregistré dans l'entreprise de l'hôte où l'invitation est lancée.
  • L'hôte doit fournir l'adresse légale de l'entreprise.
  • La lettre doit être écrite sur le papier à en-tête de l'entreprise avec signature/sceau d'approbation au nom de l'entreprise.
  • Doit fournir l'adresse de l'endroit où l'invité sera hébergé.

Quels sont les détails à inclure dans la lettre d'invitation pour une demande de visa d'affaires ?

Une lettre d'invitation bien formatée doit inclure les informations suivantes :

  1. Informations sur l'entreprise de l'hôte
    • Dénomination sociale de l'entreprise
    • Numéro d’enregistrement ou d’identification de l’entreprise, le cas échéant.
    • Nom, coordonnées et désignation du représentant de l'entreprise hôte
    • Signature ou sceau d'approbation sur la lettre
  2. Informations sur les candidats
    • Nom du candidat, coordonnées, désignation et relation avec l'entreprise d'accueil
    • Dénomination sociale de l'entreprise
    • Un passeport
    • Nationalité
  3. Durée du séjour et itinéraire de voyage
    • Un ordre du jour provisoire du voyage couvrant les activités prévues.
  4. Soutien financier et pièces justificatives
    • Qui supporte les frais du voyage tels que le vol, l'assurance hôtelière et les repas de l'hôte ou de l'invité

Comment rédiger une lettre d'invitation pour une demande de visa d'affaires ?

Il existe deux façons de créer votre lettre d'invitation

  1. Utilisation de l'application FlightGen – Téléchargez l'exemple de lettre d'invitation professionnelle créé à l'aide de l'application.
  2. Si vous ne souhaitez pas recevoir votre lettre d'invitation en 5 minutes de la manière la plus simple, faites défiler vers le bas à la fin de l'article pour voir un exemple de modèle d'invitation professionnelle. et écrivez-le vous-même.

Suivez les étapes pour utiliser l'application FlightGen pour créer votre lettre d'invitation

Téléchargez l'application FlightGen

La première étape consiste à télécharger l'application, vous pouvez cliquer sur le bouton de téléchargement ci-dessous et l'application sera téléchargée, le bouton vous amènera automatiquement soit au PlayStore, soit à l'AppStore, en fonction de votre système d'exploitation mobile.

La prochaine étape serait de créer un compte dans l'application, car cela vous permet de sauvegarder votre progression lors de la rédaction d'une lettre d'invitation.

Sélectionnez l'option Créer une lettre d'invitation

Il existe plusieurs options dans l'application FlightGen. Mais pour faire une lettre d’invitation à des fins de visa d’affaires, sélectionnez «Créer une lettre d'invitation"Option.

créer une lettre d'invitation pour un visa
Sélectionnez Créer une lettre d'invitation pour un visa touristique

Choisissez l’option Lettre d’invitation pour le visa d’affaires

Vous pouvez créer deux types de lettre d'invitation dans FlightGen

  • Lettre d'invitation pour visa d'affaires
  • Lettre d'invitation pour visa touristique ou visiteur

Nous cliquerons sur l’option « Lettre d’invitation pour entreprise » puisque nous rédigeons une lettre d’invitation commerciale.

Choisissez l'invitation pour l'option de visa touristique/visiteur pour la lettre d'invitation
Sélectionnez une lettre d'invitation pour les entreprises

Cliquez sur « Créer une lettre d'invitation professionnelle »

Normalement, si vous avez déjà créé des lettres, vous pouvez les voir dans cette liste. Mais puisque nous allons en créer un nouveau, cliquez sur «créer une lettre d'invitation commerciale "Option.

Cliquez sur la lettre d'invitation

Nous sommes maintenant dans l'assistant de lettre d'invitation, où vous ajouterez vos informations et cliquerez sur suivant à la fin de quoi votre lettre d'invitation sera générée pour vous.

Ajoutez vos informations personnelles

Nous devons inclure les informations du demandeur de visa dans cette section. Si le consulat souhaite vous contacter pour des informations supplémentaires, c'est ainsi qu'il pourra vous trouver.

Pour une lettre d'invitation pour un visa d'affaires, nous devons ajouter des informations personnelles telles que :

  • Nom comme sur le passeport
  • Numéro de passeport du demandeur de visa
  • email Identifiant du demandeur de visa (ou du tuteur)
  • numéro de téléphone
  • Nationalité du demandeur de visa
Ajouter des informations personnelles

Ajoutez des informations sur le consulat dans votre lettre d'invitation

N'oubliez pas qu'une lettre d'invitation est écrite au consulat auprès duquel vous demandez votre visa, nous devons donc lui adresser officiellement. Par exemple, si vous demandez un visa d'affaires pour l'Allemagne, les détails à ajouter dans votre lettre sont :

  • Le nom du consulat (Consulat d'Allemagne)
  • L'adresse du consulat (peut être trouvée sur Google)

De plus, si vous demandez un visa européen, le type de visa dont vous aurez besoin s'appelle le visa Schengen, alors sélectionnez également cette option si vous le faites.

Ajouter l'adresse du consulat

Ajouter des informations sur l'entreprise de l'invité

Ensuite, nous fournirons les informations de la société invitante qui réside dans le pays hôte. Le consulat peut les contacter pour vérifier l'authenticité de la lettre d'invitation. Il est donc nécessaire de fournir la personne de contact dans l'entreprise, généralement le RH ou le coordinateur de voyage.

Les détails à inclure seraient :

  • Nom de l'entreprise de l'invité
  • personne de contact dans l'entreprise d'accueil
  • numéro de contact
  • email de l'entreprise hôte (doit être dans le domaine de l'invité)
Informations sur l'entreprise invitante

Ajouter les informations sur l'entreprise de l'invité

Fournissez les informations de votre entreprise, qui a été invitée à visiter. Si vous êtes un particulier, laissez ce champ vide. Votre processus de visa serait plus facile si vous entreteniez une longue relation de travail entre l'invitant et l'entreprise invitée.

Les détails à inclure dans ceci seraient :

  • Saisissez le nom de l'entreprise de l'invité
  • Désignation de l'invité représentant
  • Relation de travail antérieure entre les entreprises (le cas échéant)
  • Date de début et dates de fin du voyage.
  • Durée totale du voyage.
Informations sur la société Invitée

Ajouter un agenda de voyage dans la lettre d'invitation pour un visa d'affaires

La partie la plus importante d'une invitation est « Pourquoi ce voyage est-il obligatoire ? », cela ne peut-il pas se faire à distance ?. Le consulat a besoin d’une raison concrète pour laquelle une visite personnelle est nécessaire à l’ère des appels Zoom. Vous devez donc fournir un agenda de voyage complet pour cette rencontre.

L'agenda de voyage est un plan provisoire qui décrit le but de votre visite. Il est recommandé d'ajouter un agenda pour au moins 60% des jours du voyage. Voici un exemple d’ordre du jour qui peut être utilisé pour rédiger le vôtre. 

  • 12 janvier : Rencontrez l'équipe de direction et présentez la présentation PowerPoint du plan de croissance pour 2024.
  • 14 janvier : Bénéficiez d'une formation sur le nouveau logiciel pour usine de fabrication. 
  • 15 janvier : Bénéficiez d'une formation sur le nouveau logiciel pour usine de fabrication. 
  • 16 janvier : Préparez le matériel de formation qui sera ramené en Inde pour former les pairs.
  • 17 janvier : Préparez le matériel de formation qui sera ramené en Inde pour former les pairs.
  • 18 janvier : Assistez au déjeuner d'équipe et soyez présenté aux membres de l'équipe qui travaillent sur le nouveau projet.
  • 19 Jan: Visitez la ligne de production des produits à venir 
  • 20 janvier : Formation sur l'outil d'optimisation de ligne de production.
  • 30 janvier : Retournez en Inde
Ajouter un agenda de voyage ou un emploi du temps professionnel

Ajouter le porteur des frais du voyage

Qui prend en charge les frais du voyage ? Est-ce l'entreprise hôte ou l'entreprise invitée. Ou le demandeur de visa va-t-il supporter lui-même les frais et demander le remboursement ? . Cela doit faire partie de chaque lettre d'invitation.
Pour certains visas, il vous sera demandé de soumettre une lettre de sponsor, mais dans notre cas, la lettre d'invitation elle-même est une lettre de sponsor, car elle fournit la reconnaissance du parrainage pour le voyage dans la lettre.

Porteur des frais de voyage

Créer une lettre d'invitation

Il ne reste plus qu'à sélectionner les conditions générales et à cliquer sur "créer une lettre" et en quelques secondes votre lettre d'invitation est créée.
Notez que : Une lettre d'invitation n'est valable que si elle est cachetée, signée et imprimée sur papier à en-tête du société invitante.

Télécharger la lettre d'invitation

Exemple de lettre d'invitation pour un visa d'affaires

Le résultat de l’assistant est une lettre d’invitation au format pdf comme ci-dessous. Vous devez le faire signer, sceller et doit être imprimé par la société invitante.

Voici un exemple de lettre d'invitation commerciale pour un visa

Comment obtenir une lettre d'invitation pour un visa Schengen ?

La rédaction d'une lettre d'invitation pour un visa Schengen suit les mêmes principes que ceux expliqués ci-dessus, mais vous pouvez obtenir une explication détaillée ici. Lettre d'invitation pour un visa Schengen.