Mengajukan permohonan visa untuk tujuan bisnis seperti pertemuan, pelatihan, dan keterlibatan bisnis lainnya di negara lain? Anda mungkin perlu menyerahkan surat undangan visa bisnis yang berisi rincian seperti tanggal perjalanan, agenda perjalanan, dan fakta lain dari perjalanan Anda.
Tapi apa yang harus Anda tambahkan dalam surat undangan? Apa format surat undangan bisnis sempurna yang menyoroti semua fakta perjalanan Anda ke petugas visa? . Artikel ini akan menunjukkan bagaimana Anda dapat membuatnya untuk keperluan visa Anda sendiri hanya dalam 5 menit!!.

PenerbanganGen memungkinkan Anda tidak hanya membuat surat undangan bisnis tetapi juga dokumen pendukung lainnya seperti jadwal penerbangan, pemesanan hotel, sampul surat dalam waktu kurang dari 5 menit.

Yang perlu Anda lakukan hanyalah menjawab 10 pertanyaan tentang perjalanan tersebut dan pada akhirnya Anda akan diberikan surat undangan yang diformat dengan baik untuk visa bisnis Anda dalam format pdf.

Unduh contoh Surat Undangan yang dibuat menggunakan aplikasi FlightGen.

Apa itu Surat Undangan Permohonan Visa Bisnis?

Surat Undangan Bisnis (kadang disebut sponsorship atau surat undangan visa) adalah dokumen yang ditulis oleh perusahaan pengundang atas nama orang yang diundang (atau karyawan yang mewakili perusahaan pengundang) ke konsulat visa untuk memberikan visa.
Surat undangan yang jelas harus memuat tanggal perjalanan, agenda perjalanan, tempat orang yang diundang akan ditampung, serta agenda perjalanan.

Catatan: Semua surat undangan harus ditulis dari sudut pandang perusahaan yang mengundang dan bukan orang yang diundang. seolah-olah tuan rumah sedang berbicara dengan konsulat atas nama pemohon.

Surat undangan juga bisa menjadi milik Anda surat sponsor, asalkan Anda menyebutkannya Jelas siapa yang bertanggung jawab atas biaya perjalanan seperti penerbangan, hotel, akomodasi & biaya perjalanan lainnya, baik itu pihak yang mengundang atau perusahaan yang diundang.

PenerbanganGen surat undangan dapat digunakan sebagai surat sponsorship Anda sendiri.

Siapa yang Harus Menulis Surat Undangan untuk Visa Bisnis? Tuan rumah atau Yang Diundang?

Asumsikan Anda memerlukan Surat Undangan untuk visa AS, itu harus ditulis oleh tuan rumah seolah-olah dia sedang berbicara kepada konsulat atas nama orang yang diundang meminta petugas visa untuk menyetujui permohonan visanya.

Tuan rumah harus memenuhi kriteria tertentu untuk memastikan keabsahan surat undangan. Kriteria tersebut meliputi:

  • Tuan rumah harus terdaftar secara sah di perusahaan tuan rumah tempat undangan disampaikan.
  • Tuan rumah harus memberikan alamat resmi perusahaan.
  • Surat harus ditulis di atas kop surat perusahaan dengan tanda tangan/cap persetujuan atas nama perusahaan.
  • Harus memberikan alamat di mana orang yang diundang akan ditampung.

Apa saja rincian yang harus disertakan dalam Surat Undangan Permohonan Visa Bisnis?

Surat undangan yang diformat dengan baik harus menyertakan informasi berikut:

  1. Informasi Perusahaan Tuan Rumah
    • Nama resmi perusahaan
    • Nomor registrasi atau identifikasi bisnis jika ada.
    • Perwakilan Nama perusahaan tuan rumah, rincian kontak, dan Penunjukan
    • Tanda tangan atau stempel persetujuan pada surat tersebut
  2. Informasi Pelamar
    • Nama Pemohon, Informasi kontak, Penunjukan, dan Hubungan dengan perusahaan tuan rumah
    • Nama resmi perusahaan
    • Paspor
    • Kebangsaan
  3. Durasi menginap dan Itinerary Perjalanan
    • Agenda Perjalanan Tentatif yang mencakup kegiatan yang direncanakan.
  4. Dukungan keuangan dan dokumen pendukung
    • Siapa yang menanggung biaya perjalanan seperti penerbangan, asuransi hotel & makan, tuan rumah atau orang yang diundang

Bagaimana cara membuat Surat Undangan Permohonan Visa Bisnis?

Ada dua cara untuk membuat Surat Undangan Anda

  1. Menggunakan aplikasi FlightGen – Unduh contoh surat Undangan Bisnis yang dibuat menggunakan aplikasi.
  2. Jika Anda tidak ingin menerima surat undangan Anda dalam 5 menit cara termudah, gulir ke bawah di akhir Artikel untuk melihat contoh Templat Undangan Bisnis dan menulisnya sendiri.

Ikuti langkah-langkah untuk menggunakan Aplikasi FlightGen untuk membuat Surat Undangan Anda

Unduh Aplikasi FlightGen

Langkah pertama adalah mengunduh aplikasinya, Anda dapat mengklik tombol unduh di bawah dan aplikasi akan diunduh, tombol tersebut secara otomatis akan membawa Anda ke PlayStore atau AppStore, tergantung pada OS seluler Anda.

Langkah selanjutnya adalah membuat akun di aplikasi karena ini memungkinkan Anda menyimpan kemajuan Anda saat membuat surat undangan.

Pilih opsi Buat Surat Undangan

Ada beberapa opsi dalam Aplikasi FlightGen. Namun untuk membuat surat undangan keperluan visa bisnis pilih “Buat surat undangan" pilihan.

membuat surat undangan untuk visa
Pilih Buat surat undangan untuk visa turis

Pilih opsi Surat Undangan untuk Visa Bisnis

Anda dapat membuat dua jenis surat undangan di FlightGen

  • Surat undangan untuk visa bisnis
  • Surat undangan untuk visa turis atau pengunjung

Kami akan mengklik opsi “Surat Undangan untuk Bisnis” karena kami sedang membuat surat undangan bisnis.

Pilih Undangan untuk opsi visa turis/pengunjung untuk surat undangan
Pilih Surat Undangan untuk Bisnis

Klik “Buat Surat Undangan Bisnis”

Biasanya, jika Anda pernah membuat surat apa pun sebelumnya, Anda dapat melihatnya di daftar ini. Tapi karena kita akan membuat yang baru, klik “membuat surat undangan bisnis " pilihan.

Klik surat undangan

Kami sekarang berada di wizard surat undangan, di mana Anda akan menambahkan informasi Anda dan klik berikutnya di akhir surat undangan yang dibuat untuk Anda.

Tambahkan informasi pribadi Anda

Kami perlu menyertakan informasi pemohon visa di bagian ini. Jika konsulat ingin menghubungi Anda untuk mendapatkan informasi tambahan, inilah cara mereka dapat menemukan Anda.

Untuk surat undangan visa bisnis, kita perlu menambahkan informasi pribadi seperti:

  • Nama seperti di paspor
  • Nomor paspor pemohon visa
  • email Id pemohon visa (atau wali)
  • nomor telepon
  • Kebangsaan pemohon visa
Tambahkan Informasi pribadi

Tambahkan informasi konsulat di Surat Undangan Anda

Ingat surat undangan ditulis ke konsulat tempat Anda mengajukan permohonan visa, oleh karena itu kami perlu menyampaikannya secara resmi. Misalnya, jika Anda mengajukan permohonan visa bisnis Jerman, rincian yang perlu ditambahkan dalam surat Anda adalah:

  • Nama konsulat (Konsulat Jerman)
  • Alamat konsulat (dapat ditemukan di Google)

Selain itu, jika Anda mengajukan permohonan visa Eropa, maka jenis visa yang Anda perlukan disebut visa Schengen, jadi pilihlah opsi itu juga jika Anda melakukannya.

Tambahkan alamat konsulat

Tambahkan informasi perusahaan Pengundang

Selanjutnya, kami akan memberikan informasi tentang perusahaan pengundang yang berdomisili di negara tuan rumah. Konsulat dapat menghubungi mereka untuk memverifikasi keaslian surat undangan sehingga perlu menyediakan contact person di perusahaan, biasanya HR atau koordinator perjalanan.

Detail yang perlu disertakan adalah:

  • Nama bisnis perusahaan yang diundang
  • penghubung di perusahaan tuan rumah
  • nomor kontak
  • email perusahaan tuan rumah (harus dalam domain orang yang diundang)
Informasi perusahaan pengundang

Tambahkan informasi perusahaan Penerima Undangan

Berikan informasi perusahaan Anda yang diundang untuk berkunjung. Jika Anda seorang individu maka biarkan kolom ini kosong. Proses visa Anda akan lebih mudah jika Anda memiliki hubungan kerja yang panjang antara pengundang dan perusahaan yang diundang.

Detail yang perlu disertakan dalam hal ini adalah:

  • Masukkan nama perusahaan yang diundang
  • Penunjukan orang yang mewakili undangan
  • Hubungan kerja sebelumnya antar perusahaan (jika ada)
  • Tanggal mulai perjalanan dan tanggal berakhir.
  • Total durasi perjalanan.
Informasi perusahaan undangan

Tambahkan Agenda perjalanan di Surat Undangan untuk Visa Bisnis

Bagian terpenting dalam sebuah undangan adalah “Mengapa perjalanan ini wajib?”, apakah tidak bisa dilakukan secara jarak jauh?. Konsulat memerlukan alasan konkrit mengapa kunjungan pribadi diperlukan di era panggilan Zoom. Jadi, Anda perlu menyediakan a agenda perjalanan lengkap untuk pertemuan ini.

Agenda perjalanan adalah rencana tentatif yang menggambarkan tujuan kunjungan Anda. Disarankan agar Anda menambahkan agenda minimal 60% dari hari perjalanan. Berikut adalah contoh agenda yang dapat digunakan untuk menulis agenda Anda sendiri. 

  • 12 Januari : Temui tim manajemen dan presentasikan presentasi powerpoint tentang rencana pertumbuhan untuk tahun 2024.
  • 14 Januari : Dapatkan pelatihan tentang perangkat lunak baru untuk pabrik manufaktur. 
  • 15 Januari : Dapatkan pelatihan tentang perangkat lunak baru untuk pabrik manufaktur. 
  • 16 Januari : Mempersiapkan materi pelatihan yang akan dibawa kembali ke India untuk melatih rekan-rekan.
  • 17 Januari : Mempersiapkan materi pelatihan yang akan dibawa kembali ke India untuk melatih rekan-rekan.
  • 18 Januari : Hadiri makan siang tim dan diperkenalkan kepada anggota tim yang sedang mengerjakan proyek baru.
  • 19 Jan: Kunjungi lini Produksi produk yang akan datang 
  • 20 Januari : Pelatihan alat pengoptimalan lini produksi.
  • 30 Januari : Terbang kembali ke India
Tambahkan agenda perjalanan atau jadwal bisnis

Tambahkan penanggung biaya perjalanan

Siapa yang menanggung biaya perjalanannya? Apakah itu perusahaan tuan rumah atau perusahaan yang diundang. Atau apakah pemohon visa akan menanggung sendiri biayanya dan mengajukan penggantian biaya? . Ini harus menjadi bagian dari setiap surat undangan.
Untuk beberapa visa, Anda akan diminta untuk menyerahkan surat sponsor, namun dalam kasus kami, surat undangan itu sendiri adalah surat sponsor, karena di dalam surat tersebut terdapat pengakuan sponsor untuk perjalanan tersebut.

Pembawa Biaya Perjalanan

Buat Surat Undangan

Sekarang yang perlu dilakukan hanyalah memilih syarat dan ketentuan dan klik “buat surat” dan dalam beberapa detik surat undangan Anda dibuat.
Harap dicatat : Surat undangan hanya sah jika disegel dan ditandatangani serta dicetak pada kop surat perusahaan pengundang.

Unduh surat undangan

Contoh surat undangan untuk Visa Bisnis

Output dari wizard surat undangan dalam format pdf adalah seperti di bawah ini. Anda harus menandatanganinya, menyegelnya dan harus dicetak oleh perusahaan pengundang.

Berikut adalah contoh surat bisnis undangan visa

Bagaimana cara mendapatkan Surat Undangan Visa Schengen?

Penulisan surat undangan visa Schengen mengikuti prinsip yang sama seperti yang dijelaskan di atas, namun penjelasan detailnya bisa Anda dapatkan di sini Surat undangan untuk visa Schengen.