Een visum aanvragen voor zakelijke doeleinden zoals vergaderingen, trainingen en andere zakelijke afspraken in een ander land? Mogelijk moet u een uitnodigingsbrief voor een zakenvisum indienen met daarin de details zoals reisdata, reisagenda en andere feiten over uw reis.
Maar wat moet je toevoegen aan een uitnodigingsbrief? Wat is het formaat van een perfecte zakelijke uitnodigingsbrief waarin alle feiten van uw reis naar de visumfunctionaris worden benadrukt? . Dit artikel laat zien hoe u er in slechts 5 minuten een kunt maken voor uw eigen visumdoeleinden !!.

VluchtGen Hiermee kunt u niet alleen een zakelijke uitnodigingsbrief maken, maar ook andere ondersteunende documenten zoals vluchtschema, hotelboekingen, Voorblad in minder dan 5 minuten.

Het enige wat u hoeft te doen is 10 vragen over de reis te beantwoorden en aan het einde ontvangt u een goed opgemaakte uitnodigingsbrief voor uw zakenvisum in pdf-formaat.

Download de voorbeelduitnodigingsbrief die is gemaakt met de FlightGen-app.

Wat is een uitnodigingsbrief voor een zakelijke visumaanvraag?

Een zakelijke uitnodigingsbrief (ook wel sponsor- of visumuitnodigingsbrief genoemd) is een document dat door het uitnodigende bedrijf namens de genodigde (of een medewerker die het uitnodigende bedrijf vertegenwoordigt) aan het visumconsulaat wordt geschreven om visa te verlenen.
Een goed gedefinieerde uitnodigingsbrief moet reisdata, reisagenda, waar de genodigde zal worden ontvangen en de agenda van de reis bevatten.

Opmerking: Alle uitnodigingsbrieven moeten geschreven zijn vanuit het perspectief van het uitnodigende bedrijf en niet vanuit de uitgenodigde persoon. het moet zijn alsof de gastheer namens de aanvrager met het consulaat spreekt.

Een uitnodigingsbrief kan ook van u zijn sponsorbrief, op voorwaarde dat u het vermeldt duidelijk wie verantwoordelijk is voor de reiskosten, zoals vlucht-, hotel-, accommodatie- en andere kosten van de reis, ongeacht of dit het uitnodigende of het uitgenodigde bedrijf is.

VluchtGen uitnodigingsbrieven kunnen zelf als sponsorbrieven worden gebruikt.

Wie moet de uitnodigingsbrief voor een zakelijk visum schrijven? De gastheer of de genodigde?

Stel dat u een uitnodigingsbrief nodig heeft voor een Amerikaans visum, deze moet geschreven zijn door de gastheer alsof hij/zij namens de genodigde met het consulaat spreekt de visumfunctionaris vragen om zijn/haar visumaanvraag goed te keuren.

De gastheer moet aan specifieke criteria voldoen om de geldigheid van de uitnodigingsbrief te garanderen. Deze criteria omvatten:

  • De gastheer moet wettelijk geregistreerd zijn in het bedrijf van de gastheer waar de uitnodiging wordt verlengd.
  • De host moet het wettelijke adres van het bedrijf opgeven.
  • De brief moet op het briefhoofd van het bedrijf worden geschreven met handtekening/goedkeuringszegel namens het bedrijf.
  • Moet het adres opgeven van waar de genodigde zal worden gehost.

Wat zijn de details die moeten worden vermeld in de uitnodigingsbrief voor een zakelijke visumaanvraag?

Een goed opgemaakte uitnodigingsbrief moet de volgende informatie bevatten:

  1. Bedrijfsinformatie van de gastheer
    • Wettelijke naam van het bedrijf
    • Registratie- of bedrijfsidentificatienummer, indien van toepassing.
    • Vertegenwoordiger van de naam, contactgegevens en benaming van het gastbedrijf
    • Handtekening of zegel van goedkeuring op de brief
  2. Informatie over aanvragers
    • Naam van de aanvrager, contactgegevens, aanduiding en relatie met het gastbedrijf
    • Wettelijke naam van het bedrijf
    • Paspoort
    • Nationaliteit
  3. Verblijfsduur en reisroute
    • Een voorlopige reisagenda met de geplande activiteiten.
  4. Financiële ondersteuning en ondersteunende documenten
    • Wie draagt ​​de kosten van de reis, zoals vlucht, hotelverzekering en maaltijden, de gastheer of de genodigde

Hoe maakt u een uitnodigingsbrief voor een zakelijke visumaanvraag?

Er zijn twee manieren om uw uitnodigingsbrief te maken

  1. De FlightGen-app gebruiken – Download het voorbeeld van een zakelijke uitnodigingsbrief die u met de app hebt gemaakt.
  2. Als u uw uitnodigingsbrief op de eenvoudigste manier niet binnen 5 minuten wilt ontvangen, scroll naar beneden aan het einde van het artikel om een ​​voorbeeld van een zakelijke uitnodigingssjabloon te zien en schrijf het zelf.

Volg de stappen om de FlightGen-app te gebruiken om uw uitnodigingsbrief te maken

Download de FlightGen-app

De eerste stap is het downloaden van de app. U kunt op de downloadknop hieronder klikken en de app wordt gedownload. De knop brengt u automatisch naar PlayStore of AppStore, afhankelijk van uw mobiele besturingssysteem.

De volgende stap zou zijn om een ​​account aan te maken in de app, zodat u uw voortgang kunt opslaan bij het maken van een uitnodigingsbrief.

Selecteer de optie Uitnodigingsbrief maken

Er zijn verschillende opties binnen de FlightGen App. Maar om een ​​uitnodigingsbrief voor zakenvisumdoeleinden te maken, selecteert u “Uitnodigingsbrief maken" keuze.

uitnodigingsbrief voor visa maken
Selecteer Uitnodigingsbrief voor toeristenvisum maken

Kies de optie Uitnodigingsbrief voor zakelijk visum

U kunt in FlightGen twee soorten uitnodigingsbrieven maken

  • Uitnodigingsbrief voor een zakenvisum
  • Uitnodigingsbrief voor een toeristen- of bezoekersvisum

We zullen op de optie "Uitnodigingsbrief voor bedrijven" klikken, aangezien we een zakelijke uitnodigingsbrief maken.

Kies de optie Uitnodiging voor toeristen-/bezoekersvisum voor uitnodigingsbrief
Selecteer Uitnodigingsbrief voor bedrijven

Klik op ‘Zakelijke uitnodigingsbrief maken’

Als u al eerder brieven heeft gemaakt, kunt u deze normaal gesproken in deze lijst bekijken. Maar aangezien we een nieuwe gaan maken, klikt u op “zakelijke uitnodigingsbrief maken " keuze.

Klik op uitnodigingsbrief

We bevinden ons nu in de wizard voor de uitnodigingsbrief, waar u uw gegevens toevoegt en op Volgende klikt. Aan het einde wordt uw uitnodigingsbrief voor u gegenereerd.

Voeg uw persoonlijke gegevens toe

We moeten de gegevens van de visumaanvrager in deze sectie opnemen. Als het consulaat contact met u wil opnemen voor aanvullende informatie, kunnen zij u op deze manier vinden.

Voor een uitnodigingsbrief voor een zakenvisum moeten we persoonlijke gegevens toevoegen, zoals:

  • Naam zoals in paspoort
  • Paspoortnummer van de visumaanvrager
  • e-mail Id van de visumaanvrager (of van de voogd)
  • telefoonnummer
  • Nationaliteit van de visumaanvrager
Voeg persoonlijke informatie toe

Voeg consulaatinformatie toe aan uw uitnodigingsbrief

Houd er rekening mee dat er een uitnodigingsbrief is geschreven naar het consulaat bij wie u uw visum aanvraagt, daarom moeten we deze formeel adresseren. Als u bijvoorbeeld een zakenvisum voor Duitsland aanvraagt, zijn de gegevens die u in uw brief moet toevoegen:

  • De naam van het consulaat (Consulaat van Duitsland)
  • Het adres van het consulaat (te vinden op Google)

Als u een Europees visum aanvraagt, wordt het type visum dat u nodig heeft het Schengenvisum genoemd. Selecteer dus ook die optie als u dat doet.

Consulaatadres toevoegen

Voeg bedrijfsinformatie van Invitationr toe

Vervolgens verstrekken we de informatie van het uitnodigende bedrijf dat in het gastland woont. Het consulaat kan contact met hen opnemen om de authenticiteit van de uitnodigingsbrief te verifiëren. Het is dus noodzakelijk om de contactpersoon binnen het bedrijf op te geven, doorgaans de HR of de reiscoördinator.

De details die moeten worden opgenomen, zijn:

  • Bedrijfsnaam van genodigde
  • contactpersoon bij het gastbedrijf
  • contact nummer
  • e-mailadres van het gastbedrijf (moet zich in het domein van de genodigde bevinden)
Bedrijfsinformatie van de uitnodiger

Voeg bedrijfsinformatie van de genodigde toe

Geef de gegevens op van uw bedrijf dat is uitgenodigd voor een bezoek. Bent u een particulier, laat dit veld dan leeg. Uw visumproces zou eenvoudiger zijn als u een langdurige werkrelatie heeft tussen de uitnodiger en het genodigde bedrijf.

Details die hierin moeten worden opgenomen, zijn:

  • Voer de bedrijfsnaam van de genodigde in
  • Aanduiding van de vertegenwoordigende genodigde
  • Eerdere werkrelatie tussen de bedrijven (indien van toepassing)
  • Begindatum en einddatum van de reis.
  • Totale duur van de reis.
Bedrijfsinformatie aanvragen

Voeg een reisagenda toe aan de uitnodigingsbrief voor een zakelijk visum

Het belangrijkste onderdeel van een uitnodiging is “Waarom is deze reis verplicht?”, kan dit niet op afstand? Het consulaat heeft een concrete reden nodig waarom een ​​persoonlijk bezoek nodig is in het tijdperk van Zoom-oproepen. Je moet dus een volledige reisagenda voor deze bijeenkomst.

Reisagenda is een voorlopig plan dat het doel van uw bezoek beschrijft. Het wordt aanbevolen om voor minimaal 60% van de reisdagen een agenda toe te voegen. Hier vindt u een voorbeeldagenda die u kunt gebruiken om uw eigen agenda te schrijven. 

  • 12 januari: Maak kennis met het managementteam en presenteer de powerpointpresentatie van het groeiplan voor 2024.
  • 14 januari: Krijg training over de nieuwe software voor fabrieken. 
  • 15 januari: Krijg training over de nieuwe software voor fabrieken. 
  • 16 januari: Bereid trainingsmateriaal voor dat terug naar India moet worden gebracht om collega's op te leiden.
  • 17 januari: Bereid trainingsmateriaal voor dat terug naar India moet worden gebracht om collega's op te leiden.
  • 18 januari: Woon de teamlunch bij en maak kennis met de teamleden die aan het nieuwe project werken.
  • 19 Jan: Bezoek de productielijn van de komende producten 
  • 20 januari: Training in het optimaliseren van de productielijn.
  • 30 januari: Vlieg terug naar India
Voeg reisagenda of zakenschema toe

Kostendrager van de reis toevoegen

Wie draagt ​​de kosten van de reis? Is het het gastbedrijf of het uitgenodigde bedrijf. Of gaat de visumaanvrager de kosten zelf dragen en de terugbetaling aanvragen? . Dit moet deel uitmaken van elke uitnodigingsbrief.
Voor sommige visa wordt u gevraagd een sponsorbrief in te dienen, maar in ons geval is de uitnodigingsbrief zelf een sponsorbrief, aangezien in de brief de bevestiging van sponsoring voor de reis wordt vermeld.

Reiskostendrager

Uitnodigingsbrief maken

Nu hoeft u alleen nog maar de algemene voorwaarden te selecteren en op te klikken “brief maken” en binnen een paar seconden is uw uitnodigingsbrief gemaakt.
Let op: : Een uitnodigingsbrief is alleen geldig als deze is verzegeld, ondertekend en afgedrukt op het briefhoofd van de uitnodigend bedrijf.

Uitnodigingsbrief downloaden

Voorbeelduitnodigingsbrief voor zakelijk visum

De uitvoer van de wizard is een uitnodigingsbrief in pdf-formaat, zoals hieronder. U moet het laten ondertekenen, verzegelen en afdrukken door het uitnodigende bedrijf.

Hier vindt u een voorbeeld van een zakelijke uitnodigingsbrief voor een visum

Hoe kunt u een uitnodigingsbrief voor een Schengenvisum verkrijgen?

Het schrijven van een uitnodigingsbrief voor een Schengenvisum volgt dezelfde principes als hierboven uitgelegd, maar u kunt hier een gedetailleerde uitleg krijgen Uitnodigingsbrief voor een Schengenvisum.