Søker du om visum for forretningsformål som møter, opplæring og andre forretningsengasjementer i et annet land? Det kan hende du må sende inn et invitasjonsbrev for forretningsvisum som inneholder detaljer som reisedatoer, reiseagenda og andre fakta om reisen din.
Men hva bør du legge til i et invitasjonsbrev? Hva er formatet til et perfekt forretningsinvitasjonsbrev som fremhever alle fakta om reisen din til visumansvarlig? . Denne artikkelen vil vise hvordan du kan lage en for dine egne visumformål på bare 5 minutter !!.

FlightGen lar deg ikke bare lage et forretningsinvitasjonsbrev, men også andre støttedokumenter som f.eks flyreiseplan, hotellbestillinger, følgebrev på under 5 minutter.

Alt du trenger å gjøre er å svare på 10 spørsmål om reisen, og på slutten får du et godt formatert invitasjonsbrev til ditt forretningsvisum i pdf-format.

Last ned eksempelet på invitasjonsbrevet opprettet med FlightGen-appen.

Hva er et invitasjonsbrev for en Business Visa-søknad?

Et forretningsinvitasjonsbrev (noen ganger kalt sponsor- eller visuminvitasjonsbrev) er et dokument som er skrevet av det inviterende selskapet på vegne av den inviterte (eller en ansatt som representerer det inviterende selskapet) til visumkonsulatet for å gi visum.
Et godt definert invitasjonsbrev bør inneholde reisedatoer, reiseagenda, hvor den inviterte vil bli vert, samt agendaen for turen.

Merk: Alle invitasjonsbrev må skrives den inviterende bedriftens perspektiv og ikke den inviterte personen. det må være som om verten snakker med konsulatet på vegne av søkeren.

Et invitasjonsbrev kan også være din sponsorbrev, forutsatt at du nevner klart hvem som er ansvarlig for reiseutgiftene som fly, hotell, overnatting og andre utgifter til reisen, enten det er det inviterende eller det inviterte selskapet.

FlightGen invitasjonsbrev kan brukes som sponsorbrev på egen hånd.

Hvem må skrive invitasjonsbrevet for forretningsvisum? Verten eller den inviterte?

Anta at du trenger invitasjonsbrev for et amerikansk visum, må det skrives av verten som om han/hun snakker med konsulatet på vegne av den inviterte ber visumansvarlig om å godkjenne hans/hennes visumsøknad.

Verten må oppfylle spesifikke kriterier for å sikre gyldigheten av invitasjonsbrevet. Disse kriteriene inkluderer:

  • Verten må være lovlig registrert i vertens selskap der invitasjonen videreføres.
  • Verten må oppgi juridisk adresse til selskapet.
  • Brev skal skrives på selskapets brevhode med signatur/sertifikat på vegne av selskapet.
  • Må oppgi adressen til hvor den inviterte vil være vert.

Hva er detaljene som skal inkluderes i invitasjonsbrev for visumsøknad for bedrifter?

Et godt formatert invitasjonsbrev må inneholde følgende informasjon:

  1. Vertens selskapsinformasjon
    • Selskapets juridiske navn
    • Registrerings- eller bedriftsidentifikasjonsnummer hvis aktuelt.
    • Representant for vertsselskapets navn, kontaktinformasjon og betegnelse
    • Signatur eller godkjenningsstempel på brevet
  2. Søkerinformasjon
    • Søkerens navn, kontaktinformasjon, betegnelse og forhold til vertsselskapet
    • Selskapets juridiske navn
    • Passport
    • Nasjonalitet
  3. Oppholdets varighet og reiserute
    • En tentativ turagenda som dekker de planlagte aktivitetene.
  4. Økonomisk støtte og støttedokumenter
    • Hvem bærer utgiftene til reisen som flyreise, hotellforsikring og måltider, verten eller den inviterte

Hvordan lage et invitasjonsbrev for Business Visa-søknad?

Det er to måter å lage et invitasjonsbrev på

  1. Bruke FlightGen-appen – Last ned eksempelet på forretningsinvitasjonen som er opprettet med appen.
  2. Hvis du ikke ønsker å motta invitasjonsbrevet ditt på 5 minutter på den enkleste måten, rull ned på slutten av artikkelen for å se et eksempel på mal for forretningsinvitasjoner og skriv det selv.

Følg trinnene for å bruke FlightGen-appen til å lage invitasjonsbrevet ditt

Last ned FlightGen-appen

Det første trinnet er å laste ned appen, du kan klikke på nedlastingsknappen nedenfor og appen vil bli lastet ned, knappen vil automatisk ta deg til enten PlayStore eller AppStore, avhengig av ditt mobile operativsystem.

Neste trinn ville være å opprette en konto i appen, da dette lar deg lagre fremgangen din når du lager et invitasjonsbrev.

Velg alternativet Opprett invitasjonsbrev

Det er flere alternativer i FlightGen-appen. Men for å lage et invitasjonsbrev for forretningsvisumformål velg "Lag invitasjonsbrev"Alternativet.

lage invitasjonsbrev for visum
Velg Opprett invitasjonsbrev for turistvisum

Velg alternativet Invitasjonsbrev for Business Visa

Du kan lage to typer invitasjonsbrev i FlightGen

  • Invitasjonsbrev for forretningsvisum
  • Invitasjonsbrev for turist- eller besøksvisum

Vi vil klikke på alternativet "Invitasjonsbrev for bedrifter" siden vi lager et forretningsinvitasjonsbrev.

Velg alternativet Invitasjon for turist-/besøksvisum for invitasjonsbrev
Velg Invitasjonsbrev for bedrifter

Klikk på "Opprett forretningsinvitasjonsbrev"

Normalt, hvis du har laget noen bokstaver før, kan du se dem i denne listen. Men siden vi skal lage en ny, klikk på "lage forretningsinvitasjonsbrev "Alternativet.

Klikk på invitasjonsbrev

Vi er nå i veiviseren for invitasjonsbrev, der du vil legge til informasjonen din og klikke på neste på slutten av invitasjonsbrevet som genereres for deg.

Legg til din personlige informasjon

Vi må inkludere visumsøkerens informasjon i denne delen. Hvis konsulatet ønsker å komme i kontakt med deg for ytterligere informasjon, er det slik de vil kunne finne deg.

For et invitasjonsbrev for forretningsvisum, må vi legge til personlig informasjon som:

  • Navn som i passet
  • Passnummeret til visumsøkeren
  • e-post-ID for visumsøkeren (eller foresatt)
  • telefonnummer
  • Visumsøkerens nasjonalitet
Legg til personlig informasjon

Legg til konsulatinformasjon i invitasjonsbrevet ditt

Husk at et invitasjonsbrev er skrevet til konsulatet du søker om visum hos, derfor må vi formelt adressere dem. Hvis du for eksempel søker om et forretningsvisum for Tyskland, er detaljene du skal legge til i brevet:

  • Navnet på konsulatet (Tysklands konsulat)
  • Adressen til konsulatet (finnes på Google)

Dessuten, hvis du søker om Europa-visum, kalles visumtypen du trenger Schengen-visum, så velg det alternativet også hvis du gjør det.

Legg til konsulatadresse

Legg til Inviter-selskapsinformasjon

Deretter vil vi gi informasjonen til invitasjonsselskapet som er bosatt i vertslandet. Konsulatet kan kontakte dem for å bekrefte ektheten av invitasjonsbrevet, så det er nødvendig å oppgi kontaktpersonen i selskapet, typisk HR eller reisekoordinatoren.

Detaljene som skal inkluderes vil være:

  • Bedriftsnavn på den inviterte
  • kontaktperson i vertsselskapet
  • kontakt nummer
  • e-post til vertsselskapet (må være i domenet til den inviterte)
Inviterende firmainformasjon

Legg til bedriftsinformasjon for den inviterte

Oppgi informasjonen om bedriften din som har blitt invitert til å besøke. Hvis du er en enkeltperson, la dette feltet stå tomt. Visumprosessen din ville være enklere hvis du har et langt arbeidsforhold mellom den som inviterer og det inviterte selskapet.

Detaljer å inkludere i dette vil være:

  • Skriv inn navnet på den inviterte bedriften
  • Utpeking av den representerende inviterte
  • Tidligere arbeidsforhold mellom selskapene (hvis noen)
  • Reisens startdato og sluttdato.
  • Total varighet av turen.
Invtee-selskapsinformasjon

Legg til reiseagenda i invitasjonsbrevet for forretningsvisum

Den viktigste delen av en invitasjon er "Hvorfor er denne reisen obligatorisk?", kan ikke dette gjøres eksternt?. Konsulatet trenger en konkret grunn til at et personlig besøk er nødvendig i en tidsalder med Zoom-samtaler. Så du må gi en full reiseagenda for dette møtet.

Reiseagenda er en tentativ plan som beskriver formålet med besøket ditt. Det anbefales at du legger til en agenda for minst 60 % av reisens dager. Her er et eksempel på agenda som kan brukes til å skrive din egen. 

  • 12 jan: Møt ledergruppen og presenter powerpoint-presentasjonen av vekstplan for 2024.
  • 14 jan: Få opplæring i den nye programvaren for produksjonsanlegg. 
  • 15 jan: Få opplæring i den nye programvaren for produksjonsanlegg. 
  • 16 jan: Forbered opplæringsmateriell som skal tas med tilbake til India for å trene jevnaldrende.
  • 17 januar: Forbered opplæringsmateriell som skal tas med tilbake til India for å trene jevnaldrende.
  • 18 jan: Delta på teamlunsj og bli introdusert for teammedlemmene som jobber med det nye prosjektet.
  • 19 Jan: Besøk produksjonslinjen for de kommende produktene 
  • 20 jan: Opplæring i produksjonslinjeoptimeringsverktøy.
  • 30 jan: Fly tilbake til India
Legg til reiseagenda eller forretningsplan

Legg til utgiftsbærer for reisen

Hvem bærer utgiftene til reisen? Er det vertsselskapet eller det inviterte selskapet. Eller skal visumsøkeren dekke utgiftene selv og søke om refusjon? . Dette må være en del av hvert invitasjonsbrev.
For noen visum vil du bli bedt om å sende inn et sponsorbrev, men i vårt tilfelle er invitasjonsbrevet i seg selv et sponsorbrev, siden de gir bekreftelse på sponsing for reisen i brevet.

Reiseutgiftsbærer

Lag invitasjonsbrev

Nå gjenstår det bare å velge vilkår og betingelser og klikke videre "opprett brev" og i løpet av noen få sekunder er invitasjonsbrevet ditt opprettet.
Vær oppmerksom på : Et invitasjonsbrev er kun gyldig hvis det er forseglet og signert og trykket på brevhodet til invitasjonsselskap.

Last ned invitasjonsbrev

Eksempel på invitasjonsbrev for Business Visa

Utdataene fra veiviseren er et invitasjonsbrev i pdf-format som nedenfor. Du må få den signert, forseglet og må skrives ut av selskapet som inviterer.

Her er eksempelet på invitasjonsbrevet for visum

Hvordan få et invitasjonsbrev for Schengen-visum?

Å skrive et invitasjonsbrev for et Schengen-visum følger samme prinsipper som forklart ovenfor, men du kan få en detaljert forklaring her Invitasjonsbrev for Schengen-visum.