Ubiegasz się o wizę w celach biznesowych, takich jak spotkania, szkolenia i inne zobowiązania biznesowe w innym kraju? Może być konieczne przesłanie zaproszenia do ubiegania się o wizę biznesową, zawierającego takie szczegóły, jak daty podróży, plan podróży i inne fakty dotyczące podróży.
Ale co należy dodać w zaproszeniu? Jaki jest format idealnego zaproszenia biznesowego, które przedstawia urzędnikowi wizowemu wszystkie fakty dotyczące Twojej podróży? . W tych artykułach pokażemy, jak możesz zrobić taką wizę na potrzeby własnej wizy w zaledwie 5 minut !!.

LotGen pozwala nie tylko sporządzić zaproszenie biznesowe, ale także inne dokumenty uzupełniające, takie jak Trasa lotu, rezerwacje hoteli, list motywacyjny w mniej niż 5 minut.

Wszystko, co musisz zrobić, to odpowiedzieć na 10 pytań dotyczących podróży, a na koniec otrzymasz dobrze sformatowane zaproszenie do wydania wizy biznesowej w formacie pdf.

Pobierz przykładowy list z zaproszeniem utworzony za pomocą aplikacji FlightGen.

Co to jest zaproszenie do złożenia wniosku o wizę biznesową?

Zaproszenie biznesowe (czasami nazywane listem sponsorskim lub zaproszeniem do wizy) to dokument napisany przez firmę zapraszającą w imieniu zaproszonej osoby (lub pracownika reprezentującego firmę zapraszającą) do konsulatu wizowego w celu przyznania wizy.
Dobrze określone zaproszenie powinno zawierać daty podróży, plan podróży, miejsce zakwaterowania zaproszonej osoby, a także program podróży.

Uwaga: całe zaproszenie musi być napisane z perspektywy firmy zapraszającej, a nie osoby zaproszonej. musi to wyglądać tak, jakby gospodarz rozmawiał z konsulatem w imieniu wnioskodawcy.

Zaproszenie może być również Twoje list sponsorski, pod warunkiem, że wspomnisz wyraźnie kto jest odpowiedzialny za koszty podróży, takie jak przelot, hotel, zakwaterowanie i inne wydatki związane z podróżą, niezależnie od tego, czy jest to firma zapraszająca, czy zaproszona.

LotGen Listy z zaproszeniami mogą być używane samodzielnie jako listy sponsorskie.

Kto musi napisać zaproszenie do wizy biznesowej? Gospodarz czy osoba zaproszona?

Załóżmy, że potrzebujesz zaproszenia do uzyskania wizy amerykańskiej, musi ono zostać napisane przez gospodarz tak, jakby on/ona rozmawia z konsulatem w imieniu zaproszonej osoby z prośbą do urzędnika wizowego o zatwierdzenie wniosku wizowego.

Gospodarz musi spełnić określone kryteria, aby zapewnić ważność zaproszenia. Kryteria te obejmują:

  • Gospodarz musi być legalnie zarejestrowany w firmie gospodarza, w której zaproszenie jest przekazywane.
  • Gospodarz musi podać oficjalny adres firmy.
  • List musi być napisany na nagłówku firmy i zawierać podpis/pieczęć zatwierdzającą w imieniu firmy.
  • Należy podać adres miejsca, w którym będzie gościć zaproszona osoba.

Jakie szczegóły należy uwzględnić w zaproszeniu do złożenia wniosku o wizę biznesową?

Dobrze sformatowane zaproszenie musi zawierać następujące informacje:

  1. Informacje o firmie gospodarza
    • Prawna nazwa firmy
    • Numer rejestracyjny lub numer identyfikacyjny firmy, jeśli dotyczy.
    • Przedstawiciel firmy przyjmującej, imię i nazwisko, dane kontaktowe i oznaczenie
    • Podpis lub pieczęć zatwierdzająca na piśmie
  2. Informacje dla kandydatów
    • Imię i nazwisko wnioskodawcy, dane kontaktowe, oznaczenie i powiązanie z firmą przyjmującą
    • Prawna nazwa firmy
    • Paszport
    • Narodowość
  3. Czas pobytu i plan podróży
    • Wstępny program podróży obejmujący planowane działania.
  4. Wsparcie finansowe i dokumenty uzupełniające
    • Kto ponosi koszty podróży, takie jak przelot, ubezpieczenie hotelu i posiłki, gospodarz lub osoba zaproszona

Jak sporządzić zaproszenie do złożenia wniosku o wizę biznesową?

Istnieją dwa sposoby utworzenia zaproszenia

  1. Korzystanie z aplikacji FlightGen – Pobierz próbkę zaproszenia biznesowego utworzoną za pomocą aplikacji.
  2. Jeśli nie chcesz otrzymać zaproszenia w ciągu 5 minut w najprostszy sposób, przewiń w dół na końcu artykułu, aby zobaczyć przykładowy szablon zaproszenia biznesowego i napisz to sam.

Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby użyć aplikacji FlightGen do utworzenia zaproszenia

Pobierz aplikację FlightGen

Pierwszym krokiem jest pobranie aplikacji. Możesz kliknąć przycisk pobierania poniżej, a aplikacja zostanie pobrana. Przycisk automatycznie przeniesie Cię do PlayStore lub AppStore, w zależności od mobilnego systemu operacyjnego.

Następnym krokiem byłoby utworzenie konta w aplikacji, ponieważ pozwala to na zapisanie postępów w tworzeniu zaproszenia.

Wybierz opcję Utwórz zaproszenie

W aplikacji FlightGen dostępnych jest kilka opcji. Aby jednak przygotować zaproszenie do celów wizy biznesowej, wybierz „Utwórz list z zaproszeniem" opcja.

utwórz zaproszenie do wizy
Wybierz opcję Utwórz zaproszenie do wizy turystycznej

Wybierz opcję Zaproszenie do wizy biznesowej

W FlightGen możesz utworzyć dwa rodzaje zaproszenia

  • Zaproszenie do ubiegania się o wizę biznesową
  • Zaproszenie do uzyskania wizy turystycznej lub gościnnej

Będziemy klikać opcję „Zaproszenie dla firm”, ponieważ tworzymy zaproszenie biznesowe.

Wybierz opcję Zaproszenie do wydania wizy turystycznej/gościnnej w zaproszeniu
Wybierz Zaproszenie dla firm

Kliknij „Utwórz zaproszenie biznesowe”

Zwykle, jeśli wcześniej utworzyłeś jakieś litery, możesz je zobaczyć na tej liście. Ale ponieważ będziemy tworzyć nowy, kliknij „utwórz list z zaproszeniem biznesowym " opcja.

Kliknij zaproszenie

Jesteśmy teraz w kreatorze zaproszenia, w którym dodasz swoje dane i klikniesz przycisk Dalej, na końcu którego zostanie wygenerowane zaproszenie.

Dodaj swoje dane osobowe

W tej sekcji musimy podać dane osoby ubiegającej się o wizę. Jeśli konsulat będzie chciał się z Tobą skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji, w ten sposób będzie mógł Cię znaleźć.

Aby uzyskać zaproszenie do wizy biznesowej, musimy dodać dane osobowe, takie jak:

  • Imię i nazwisko jak w paszporcie
  • Numer paszportu osoby ubiegającej się o wizę
  • Identyfikator e-mail osoby ubiegającej się o wizę (lub opiekuna)
  • numer telefonu
  • Narodowość osoby ubiegającej się o wizę
Dodaj dane osobowe

Dodaj informacje o konsulacie w swoim zaproszeniu

Pamiętaj, że zaproszenie jest pisane do konsulatu, w którym ubiegasz się o wizę, dlatego musimy się z nim formalnie zaadresować. Na przykład, jeśli ubiegasz się o wizę biznesową do Niemiec, szczegóły, które należy dodać w swoim liście to:

  • Nazwa konsulatu (Konsulat Niemiec)
  • Adres konsulatu (można znaleźć w Google)

Ponadto, jeśli ubiegasz się o wizę europejską, rodzaj wizy, której będziesz potrzebować, nazywa się wizą Schengen, więc wybierz również tę opcję, jeśli to robisz.

Dodaj adres konsulatu

Dodaj informacje o firmie zapraszającej

Następnie podajemy informacje o firmie zapraszającej, która ma siedzibę w kraju goszczącym. Konsulat może się z nimi skontaktować w celu sprawdzenia autentyczności zaproszenia, dlatego konieczne jest podanie osoby kontaktowej w firmie, zazwyczaj jest to HR lub koordynator podróży.

Szczegóły, które należy uwzględnić, to:

  • Zaproś nazwę firmy
  • osoba kontaktowa w firmie przyjmującej
  • numer kontaktowy
  • adres e-mail firmy goszczącej (musi znajdować się w domenie zapraszanej osoby)
Informacje o firmie zapraszającej

Dodaj informacje o firmie zapraszanej osoby

Podaj informacje o swojej firmie, która została zaproszona do odwiedzenia. Jeśli jesteś osobą fizyczną, pozostaw to pole puste. Twój proces wizowy byłby łatwiejszy, jeśli masz długą współpracę między osobą zapraszającą a firmą zapraszaną.

Szczegóły, które należy w tym uwzględnić, to:

  • Wpisz nazwę firmy zaproszonej osoby
  • Wyznaczenie osoby reprezentującej zaproszoną osobę
  • Poprzednie stosunki robocze pomiędzy firmami (jeśli istnieją)
  • Data rozpoczęcia i zakończenia podróży.
  • Całkowity czas trwania podróży.
Zaproś informacje o firmie

Dodaj plan podróży w zaproszeniu do wizy biznesowej

Najważniejszą częścią zaproszenia jest pytanie: „Dlaczego ta podróż jest obowiązkowa?”, czy nie można tego zrobić zdalnie? Konsulat potrzebuje konkretnego powodu, dla którego w dobie połączeń Zoom konieczna jest osobista wizyta. Musisz więc podać pełny program podróży na to spotkanie.

Program podróży to wstępny plan opisujący cel Twojej wizyty. Zaleca się dodanie planu zajęć na co najmniej 60% dni wyjazdu. Oto przykładowy program, który można wykorzystać do napisania własnego. 

  • 12 stycznia : Spotkaj się z zespołem zarządzającym i przedstaw prezentację w PowerPoincie planu rozwoju na rok 2024.
  • 14 stycznia : Skorzystaj ze szkolenia z nowego oprogramowania dla zakładu produkcyjnego. 
  • 15 stycznia : Skorzystaj ze szkolenia z nowego oprogramowania dla zakładu produkcyjnego. 
  • 16 stycznia : Przygotuj materiały szkoleniowe, które zostaną zabrane do Indii w celu przeszkolenia rówieśników.
  • 17 stycznia : Przygotuj materiały szkoleniowe, które zostaną zabrane do Indii w celu przeszkolenia rówieśników.
  • 18 stycznia : Weź udział w lunchu zespołowym i zapoznaj się z członkami zespołu, którzy pracują nad nowym projektem.
  • 19 Jan: Odwiedź linię produkcyjną nadchodzących produktów 
  • 20 stycznia : Szkolenie z narzędzia optymalizującego linię produkcyjną.
  • 30 stycznia : Poleć z powrotem do Indii
Dodaj plan podróży lub harmonogram biznesowy

Dodaj okaziciela wydatków na podróż

Kto ponosi koszty podróży? Czy jest to firma goszcząca, czy zaproszona. Czy też osoba ubiegająca się o wizę będzie sama ponosić koszty i ubiegać się o ich zwrot? . To musi być część każdego zaproszenia.
W przypadku niektórych wiz zostaniesz poproszony o przesłanie listu od sponsora, ale w naszym przypadku samo zaproszenie jest listem od sponsora, ponieważ w liście znajduje się potwierdzenie sponsorowania podróży.

Ponosiciel kosztów podróży

Utwórz zaproszenie

Teraz pozostaje tylko wybrać regulamin i kliknąć „utwórz list” i w ciągu kilku sekund zostanie utworzone Twoje zaproszenie.
Prosimy pamiętać, : Zaproszenie jest ważne tylko wtedy, gdy jest zapieczętowane, podpisane i wydrukowane na papierze firmowym firma zapraszająca.

Pobierz zaproszenie

Przykładowy list z zaproszeniem do wizy biznesowej

Wynikiem działania kreatora jest zaproszenie w formacie PDF, jak poniżej. Musisz go podpisać, opieczętować i wydrukować przez firmę zapraszającą.

Oto przykładowy list biznesowy z zaproszeniem do wizy

Jak uzyskać zaproszenie do wizy Schengen?

Pisanie zaproszenia do ubiegania się o wizę Schengen odbywa się według tych samych zasad, które wyjaśniono powyżej, jednakże szczegółowe wyjaśnienia można znaleźć tutaj Zaproszenie do ubiegania się o wizę Schengen.